Case Hema banner

Waarom videoconference ‘Echt HEMA’ is

HEMA is een wereldmerk. Om het fleurige kindertruitje, dat in Nederland is ontworpen en in China wordt gemaakt, in een winkel in Frankrijk te verkopen, moeten diverse mensen uit diverse culturen soepel kunnen samenwerken. Wat is dan de beste optie?

Marinus Kuite is informatie manager bij HEMA. Hij kreeg de opdracht om een nieuwe samenwerkingstool uit te zoeken en succesvol te implementeren. De tool moest een bijdrage leveren aan het behalen van grootse doelstellingen. HEMA wil namelijk duurzame producten voor iedereen ‘gewoon en betaalbaar’ maken en tegelijkertijd goede arbeidsomstandigheden creëren voor medewerkers. HEMA’s toeleveranciers bevinden zich op ruim 600 locaties wereldwijd. Vrijwel alle producten in de winkels worden door of voor HEMA gemaakt. Uit het oogpunt van efficiency en duurzaamheid is constant op-en-neer-reizen dan niet altijd de beste optie. Het wereldmerk had trouwens nog een paar uitdagingen:Duppal & Hema

  • Steeds meer mensen willen thuiswerken
  • De time to market wordt steeds korter
  • Informatie moet snel en veilig kunnen worden gedeeld

 

Beeld zegt meer dan geluid

Een grondig onderzoek naar verwachtingen en doelstellingen, leidde uiteindelijk tot de implementatie van Office 365. “Thuiswerken wordt steeds populairder. Dan is het ontzettend handig als je zonder al te veel handelingen, wachtwoorden en tokens bij je informatie kan”, verklaart Marinus. “Op ons hoofdkantoor in Amsterdam had onze e-commercie afdeling verder al eens ervaring opgedaan met tools die het mogelijk maken om met externe partijen documenten te delen en gezamenlijk in één versie te werken. Je stuurt dus niet meer 1 excelletje per keer op, maar je werkt met elkaar in dezelfde excel. Dat bleek veel versieproblemen en misverstanden te voorkomen. Ook daar had Teams een oplossing voor. Tot slot waren de buitenlandse kantoren bovenmatig geïnteresseerd in videoconference, omdat zij verder weg zitten van Amsterdam. Via Teams konden we ook meteen met videoconferencing aan de slag. Dat vinden wij belangrijk, omdat wij denken dat een dialoog beter wordt als je elkaar ziet. Beeld zegt meer dan geluid.”

 

À la Tommy Hilfiger

Om mensen bekend te maken met Teams en videoconference, nam Marinus contact op met Duppal. Hij kende de implementatiepartner nog uit de tijd dat HEMA de eerste schreden op het gebied van videoconferencing zette. Rond 2012 gebruikten modemerken als Tommy Hilfiger de techniek al om over grote afstanden designs te bespreken en producten te beoordelen. “Waarom doen wij dat dan niet?”, vroeg de HEMA-directie zich af. Marinus kreeg de opdracht om een plan te bedenken en de haalbaarheid te toetsen. Omdat hij er weinig van wist, haakte hij Sven Lagerweij, de oprichter van Duppal, aan. Het voorstel dat vervolgens op tafel kwam, werd meteen omarmd.

 

Tijd versus kosten versus kwaliteit

“Het waren toendertijd van die grote, dure units”, herinnert Marinus zich. “Ik geloof dat één apparaat 20.000 euro kostte en dan moest je er een telefoonlijn bij nemen van 1500 euro per maand. We hebben uiteindelijk vier units gekocht en ze bij onze fashionproducenten in China, Turkije en Bangladesh neergezet en één op het hoofdkantoor in Amsterdam. Dat scheelde heel veel tijd qua reizen maar ook qua beslissingen nemen. De kwaliteit van de producten steeg doordat we face to face konden communiceren. Het ging allemaal veel sneller. We hoefden niet meer te wachten op een DHL pakketje dat er vier dagen over deed. Alle betrokkenen zagen hetzelfde monster op hetzelfde moment en konden daar dan over praten.

 

Implementatie: watervaleffect

De hoge kosten weerhielden HEMA ervan om door te pakken, al was Marinus van mening dat videoconference de samenwerking - op kantoor, tussen kantoren, tussen kantoren en externe organisaties en tussen kantoren en winkels – sterk zou verbeteren. Wat dat betreft kwam de explosie van betaalbare collaboration tools, die op alle mogelijke devices werken, als geroepen. “Toen de keuze voor Office 365 en Microsoft Teams was gemaakt hebben we Duppal gevraagd hoe je het pakket het best kan implementeren en wat best practices zijn. Ze stelden voor om met een algemene training op het hoofdkantoor in Amsterdam te beginnen, met inloopuren waar mensen op konden intekenen. De gedachte erachter was dat enthousiastelingen meteen naar de eerste sessies zouden komen en je een waterval-effect krijgt. Door hun enthousiasme steken ze collega’s aan die denken ‘daar moet ik ook heen, want ik wil weten hoe dat werkt, anders kan ik straks niet met je samenwerken’.

Het proces verliep zoals Duppal voorspelde. Microsoft Teams verspreidde zich als een olievlek over de organisatie. Na de algemene cursus volgde een advanced cursus, een verdiepingsslag, die Duppal nog altijd verzorgt. “Dan gaat het over specifieke dingen waar mensen in het dagelijks gebruik tegenaan lopen. De groepen zijn kleiner dan in het begin, en dat is prima. We hebben niemand verplicht om een cursus te volgen. Er zijn nog steeds medewerkers die Teams niet gebruiken, maar wel met de Office 365 Suite werken. Voor mensen van de administratie is er bijvoorbeeld geen noodzaak om Teams te gebruiken. Verder merkten we dat mensen die van andere bedrijven kwamen het programma al kenden. Die ga je dan niet verplicht op cursus sturen. Daar hebben we bewust voor gekozen. Ze zouden zich alleen maar zitten vervelen.”

 

‘Hier kan ik iets mee’

Van de 1000 man op het hoofdkantoor in Amsterdam werken er nu ruim 700 dagelijks met Teams. “Dat zijn er meer dan ik had gedacht”, bekent Marinus. Mede dankzij de trainingen is Teams ‘Echt Hema’ geworden. “De opzet van het programma was laagdrempelig. Het was heel intuïtief en voor iedereen te doen. De trainers van Duppal hebben het verrassend simpel gehouden. Niks geen fratsen, recht toe recht aan, een basic plan, voor iedereen begrijpelijk. Dat is wat we ook teruggekoppeld kregen: iedereen was blij met dat uur. Ook voor de mensen die al met Teams hadden gewerkt waren er praktische take-aways. De HEMA is een gemêleerd gezelschap, met veel verschillende leeftijden. Ik heb de cursus zelf ook gevolgd. Hoewel ik op de afdeling Digital werk, ben ik bepaald geen nerdy-achtig persoon. Ik kende Teams niet en moest er net als andere ouderen even aan wennen. Maar na een uur gingen we allemaal weg met de gedachte: ok, hier kan ik iets mee. Je zag het gebruik meteen stijgen. Nu gebruikt vrijwel iedereen de tool.”

"De trainers van Duppal hebben het verrassend simpel gehouden. Niks geen fratsen, recht toe recht aan, een basic plan, voor iedereen begrijpelijk."

Motiverende werkwijze

Uitgangspunt was dat Microsoft Teams binnen HEMA een succes moest worden en dat er zou worden afgerekend op basis van het rapportcijfer. “Dit doen we wel vaker”, zegt Marinus. “We kiezen voor een bonusstructuur om partijen extra te motiveren om er echt een succes van te maken en niet alleen een klus komen klaren met een zesje als eindcijfer. Als Duppal een mooie score van onze eindgebruikers zou krijgen, begon hun bonus te tikken.”

Om niets aan het toeval over te laten, trok het Duppal-team het initiatief van meet af naar zich toe. “Ze hebben ons gedwongen om hun tempo bij te houden. Ze hebben ons aangesproken op het feit dat wij een doel wilden bereiken en het traject risico zou lopen als wij zelf niks deden. Hun aanpak was zo motiverend dat we zijn blijven doen wat zij riepen. Ik heb dat als zeer positief ervaren. In het buitenland hebben ze anders nooit tijd, maar het is Duppal gelukt om in al die buitenlanden op de juiste dag afspraken te maken en medewerkers te trainen. Alle deadlines zijn gehaald.”

 

De impact van Teams

De trainees beloonden Duppal uiteindelijk met een 7,5, wat voor HEMA-begrippen erg goed is. “Er wordt hier nooit zo hoog gescoord”, zegt Marinus. “Maar niemand was niet tevreden.” De implementatie van Teams heeft enorme impact voor het mondiaal opererende concern. “Het scheelt allereerst enorm veel storagegebruik. Doordat data in de cloud worden opgeslagen kunnen medewerkers er gemakkelijk bij en kunnen ze informatie sneller delen met leveranciers. Als we winkels in het buitenland neerzetten hebben we veel derde partijen onder contract die zo’n pand samen met ons bouwen. Werken met één document is dan ontzettend belangrijk. Iedereen moet weten waar hij aan toe is en het document op elk gewenst moment kunnen raadplegen. Daardoor zijn er minder misverstanden en zijn we minder tijd kwijt aan reizen”, zegt Marinus. “Als je vroeger een bouwvergadering had in Parijs, moest je met z’n allen naar Frankrijk. Nu doen we dat via videoconference. Dat betekent niet dat we helemaal niet meer reizen. Soms moet je gewoon ter plekke zijn om dingen te controleren. Onze inkopers reizen ook nog steeds naar leveranciers in het verre oosten, maar heel gericht en lang niet meer altijd.”

 

Next steps

In de komende jaren wil HEMA de winkels nog bij Teams laten aansluiten. Dat is tot nog toe niet gebeurd, vanwege onduidelijkheid over licenties van Microsoft. Veel winkels zijn in handen van franchisenemers en geen eigendom van HEMA, waardoor andere overeenkomsten nodig zijn. “Het contact tussen de winkels en de kantoren verloopt daardoor nog steeds via de traditionele manier van bellen en een mailtje sturen”, vertelt Marinus, “en dat is zonde. De buitenlanden pushen het hardst om Teams naar de winkels te krijgen. Het is voor een regiomanager in Frankrijk met 25 winkels onder haar hoede veel makkelijker om even 10 minuten met een filiaalmanager te videoconferencen dan heen en weer te rijden of te mailen. Het praat bovendien een stuk aangenamer dan iemand door de telefoon vragen waarom de omzet dit kwartaal niet goed was en die van andere winkels wel. Elkaar zien geeft een andere dimensie aan een gesprek of vergadering. Het wordt persoonlijker. Je kan je niet meer verschuilen. Mensen schieten even een afspraak in de agenda en kunnen het er face to face over hebben. Je bent eigenlijk niet meer aan het vergaderen. Het zijn korte efficiënte gesprekken. De implementatie heeft bovendien tot meer standaardisatie geleid. Hulpmiddelen als Slack, Chanty en Fleep zijn grotendeels verbannen. Het heeft ook een positief effect op mensen die nieuw bij HEMA binnenkomen. Die vinden ons modern en innovatief, waarmee we ons onderscheiden van andere werkgevers. De implementatie heeft ons veel goeds gebracht. Het werk is er beslist leuker door geworden.”

Microsoft Teams implementeren?

Wij zorgen ervoor dat Microsoft Teams binnen no-time wordt omarmd binnen jouw organisatie.

Let’s meet!