Een optimale internationale samenwerking met Zoom Phone

Het internationaal opererende AmbaFlex groeit hard en heeft daarom onlangs de stap gezet naar een volledig nieuw telefoniesysteem, op basis van Zoom Phone. Om de wensen van alle medewerkers van de vestigingen over de hele wereld in één oplossing te vatten, werd Duppal ingeschakeld.

Een innovatieve logistieke partner met wereldwijde ambities

AmbaFlex bestaat inmiddels ruim 25 jaar en groeit enorm. Het bedrijf is actief in alle markten waar intensief intern transport wordt toegepast. Dit zijn bijvoorbeeld productiefaciliteiten en bedrijven in de logistiek. Ook is AmbaFlex nog steeds een belangrijke leverancier voor de grafische industrie, al is deze industrie de laatste jaren behoorlijk gedecimeerd, wat niet wegneemt dat er nog steeds zeer efficiënte droogtorens worden geleverd.

Een internationale uitdaging

Het hoofdkantoor van AmbaFlex bevindt zich in het Noord-Hollandse Zwaag. Daarnaast heeft het bedrijf verschillende productievestigingen in de Verenigde Staten, Roemenië en China, met verkooppunten en verkoopkantoren over een groot deel van de wereld. Er wordt intensief samengewerkt tussen verschillende afdelingen en vestigingen, zowel op het gebied van kennisdeling als het overleggen over trends en het meedenken over oplossingen voor klanten.

Internationale groei levert vraagstukken op

De internationale groei van AmbaFlex zorgde voor verschillende vraagstukken. Met name op het vlak van samenwerken tussen verschillende afdelingen en vestigingen in meerdere landen voldeed de bestaande werkwijze niet meer. In de verschillende vestigingen werd gebruik gemaakt van lokale oplossingen voor telefonie, met losse contracten. Deze manier van werken werd steeds onoverzichtelijker en lastiger te managen en was niet ingericht op werken op afstand.

Marcel Schilder is Global IT Manager bij AmbaFlex. In deze functie is hij onder andere verantwoordelijk voor de IT-infrastructuur van alle vestigingen van het bedrijf. Daaronder vallen veel verschillende zaken, waaronder het faciliteren van interne communicatiemogelijkheden om optimaal digitaal (samen) te werken.

Door de groei van het bedrijf moest er iets gebeuren om processen te stroomlijnen en de werkzaamheden van alle collega´s beter op elkaar af te stemmen. Zeker toen ook nog eens de pandemie uitbrak, bleek de noodzaak voor een andere samenwerkingstool groot.

Een structurele oplossing

Volgens Marcel heeft de uitbraak van de pandemie een grote invloed gehad op de noodzaak om digitaal samen te werken: “In de begintijd van de pandemie hebben we veel vanuit huis gewerkt. Dit zorgde al snel voor verschillende uitdagingen. Onze support-afdeling moet bijvoorbeeld áltijd bereikbaar zijn: als er een logistiek systeem stilstaat bij een klant vanwege een technisch probleem, moet het direct opgelost worden.

Een van de uitdagingen die we in deze tijd ondervonden, was heel praktisch: in sommige van onze vestigingen werkten we uitsluitend met vaste telefoons. Dat betekent dat medewerkers op de support-afdeling vanuit huis met hun eigen mobiele telefoon moesten bellen. Gebeld worden? Dat ging soms niet, omdat hier nog geen centrale oplossing voor ingericht was. Met veel kunst- en vliegwerk hebben we er alles aan gedaan om onze klanten zo goed mogelijk te helpen, maar het werd heel snel duidelijk dat we een structurele oplossing moesten gaan implementeren.“

Het implementeren van een nieuwe tool moest die oplossing gaan bieden. Vanwege de eerdere succesvolle samenwerking bij het implementeren van Zoom als samenwerkingstool voor meetings, zocht AmbaFlex opnieuw contact met Duppal.

Een elektronische deurbel, BHV-onderdelen en Chinese protocollen

Duppal ging de uitdaging graag aan. Vanaf het eerste moment is de samenwerking opgezocht en is het team van Duppal betrokken geweest bij het uitdenken van de benodigde techniek en infrastructuur.

Allereerst gingen teams van AmbaFlex en Duppal het gesprek aan met werknemers van alle afdelingen op de verschillende vestigingen van het bedrijf. Alleen al op het hoofdkantoor in Zwaag betekende deze aanpak dat er gesprekken met collega’s van maar liefst 22 verschillende afdelingen gevoerd moesten worden. Van receptie tot verkoopafdeling en de verschillende support-teams; iedere afdeling gebruikt telefonie op een eigen manier. Tijdens deze gesprekken werden alle functionaliteiten, wensen en eisen op een rijtje gezet en van daaruit is er een concreet plan opgesteld.

Na het in kaart brengen van de wensen van de werknemers en het management en de benodigde functionaliteiten vanuit IT, kwam de telefonieoplossing Zoom Phone al snel naar voren. De keuze werd tevens gebaseerd op de bestaande infrastructuur: AmbaFlex gebruikte Zoom al langer voor online meetings. “Omdat onze werknemers alle online meetings al deden via Zoom, was de keuze voor Zoom Phone als telefonieoplossing een logische. Voor de gebruikers betekent het voor het bellen slechts een extra tabblad in de app die ze al kennen, zowel op de laptop als op de telefoon,” aldus Marcel.

Nog een reden om voor Zoom Phone te kiezen, was de communicatie met het kantoor in China. Marcel: “Vanwege de wetgeving en protocollen rondom verbindingen in het land, bleken veel reguliere communicatiemiddelen niet te werken. Doordat Zoom met andere protocollen werkt dan andere aanbieders, werkt het juist wel goed in China. China is een belangrijke markt voor ons en een goede samenwerking met ons team daar is dan ook écht nodig. Dit heeft zeker bijgedragen aan onze keuze voor Zoom Phone.”

Meer dan alleen bellen

Marcel legt uit dat er allerlei interessante onderdelen naar voren kwamen tijdens de gesprekken met de afdelingen: “Bij ons kantoor in Zwaag waren bijvoorbeeld de elektronische deurbel én de alarmcentrale gekoppeld aan een telefoonnummer. Doordat we ons gehele systeem gingen vervangen, moest ook hier een oplossing voor gevonden worden. Ook onze BHV-ers werken met verschillende apparaten, die gekoppeld zijn aan het netwerk: nóg zo’n factor waar we vooraf niet over nagedacht hadden, maar waar we door de aanpak van Duppal met het interviewen van alle afdelingen gelukkig toch op tijd achter kwamen. Door het goede contact met zowel Zoom als met Duppal zijn voor ál deze uitdagingen oplossingen op maat gemaakt”

Wereldwijd on-site ondersteuning bij de livegang

Duppal is tijdens het gehele traject aanwezig geweest, vanaf het samenstellen van een plan van aanpak tot hulp bij de implementatie en het beantwoorden van vragen van de gebruikers. De voorbereiding van het traject is veelal online besproken en afgestemd: zo kon het team van AmbaFlex direct aan de slag met Zoom Phone.

Marcel: “De support van Duppal op de vloer voegt veel toe en is simpelweg onmisbaar tijdens de implementatie. Het team van Duppal is nauw betrokken tijdens het hele traject. Het wordt gewaardeerd dat ze de tijd nemen om ook naar onze buitenlandse locaties te komen om daar het gesprek aan te gaan en trainingen en ondersteuning te leveren. Zeker tijdens de go-live op alle vestigingen geeft het vertrouwen dat er iemand aanwezig is die alles van onze implementatie en van Zoom weet. Dat er een expert rondloopt die vragen beantwoordt en praktische tips geeft is waardevol.”

Ook voor de IT’ers op de vestigingen is het fijn dat er iemand is die ze begeleidt bij deze overgang. “Zeker omdat er iemand van Duppal fysiek aanwezig is rondom de livegang, is het gewoon heel makkelijk om te schakelen. Ook voor onze IT-afdelingen zijn deze overgangen complex en spannend,” vult Marcel aan.

Zoom Meetings en Zoom Phone verbinden en maken (samen)werken makkelijker

Het resultaat van de implementatie is helder voor Marcel; de samenwerking tussen collega’s en vestigingen loopt een stuk soepeler en bijna iedereen is zeer te spreken over Zoom en Zoom Phone.

“Het is een kwestie van één druk op de knop om die collega te vinden die je nodig hebt, je ziet direct of diegene aanwezig is en je kunt vanuit de applicaties direct een chatbericht sturen. Wil je overschakelen naar een videomeeting? Ook dat kan meteen met twee handen aan je toetsenbord. Onze collega’s zijn er razendsnel aan gewend geraakt om met een headset bij hun laptop te werken. Het werkt nou eenmaal zó veel gemakkelijker dan met een telefoon in je hand. Zoom Phone is de standaardoplossing geworden voor al onze interne- en externe communicatie.”

“Bij uitgebreide implementaties als deze is het onoverkomelijk dat je tegen uitdagingen aanloopt. Met behulp van de kennis en de inzet van Zoom en van Duppal zijn we daar telkens snel en goed uitgekomen,” geeft Marcel aan.

Meer weten over Zoom en Zoom Phone voor jouw organisatie?

Wil je meer weten over Zoom (Phone) of over hoe we er samen voor kunnen zorgen dat de online samenwerking tussen jouw collega’s en teams soepeler verloopt? Bekijk onze andere klantcases of neem contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken.