Cultuurconnectie en Duppal krijgen 4000 docenten aan het ‘Zoomen’

Binnen een aantal maanden gaven bijna 4.000 docenten binnen de cultuureducatie, -participatie en volksuniversiteitswerk online les via Zoom dankzij brancheorganisatie Cultuurconnectie. Met behulp van financiering vanuit diverse stichtingen en een snel maar effectief adoptietraject via Duppal zorgde Cultuurconnectie dat de branche haar activiteiten online kon doorzetten. 200.164 Zoomsessies verder kijkt commercieel manager René de Kok terug op een succesvol project dat definitief zijn stempel lijkt te hebben gezet op de toekomst van de branche: “Met dit Zoomproject hebben we meer bereikt dan alleen de activiteiten op locatie verplaatsen naar een online omgeving. Het blijkt dat online veel meer mogelijk is voor onze leden dan in eerste instantie gedacht”.

Het is september 2020: Nederland staat aan het begin van de tweede Coronagolf en net als vele anderen gaat ook de branche voor cultuureducatie voor een tweede keer dat jaar op slot. Hoewel fysieke bijeenkomsten niet mogelijk zijn, zien veel organisaties toch kans om activiteiten als cursussen, lezingen en workshops online door te zetten. In de maanden daarvoor zijn centra voor de kunsten, volksuniversiteiten en muziekscholen al druk geweest met korte termijnoplossingen. Er is volop geëxperimenteerd met een breed scala aan tools: van Zoom en Google Meet tot Jitsi en Microsoft Teams. Wanneer blijkt dat de impact van de pandemie nog wel een tijdje aanwezig zal zijn, komt er meer en meer behoefte aan een structurele oplossing. Voor brancheorganisatie Cultuurconnectie het startschot van een uniek project dat als doel had om leden in staat te stellen om op korte termijn op een goede, veilige manier online les te kunnen geven.

Zoom als passende oplossing voor het onderwijs

“We kregen vorig jaar signalen van onze leden dat ze zoekende waren naar een goede oplossing voor online lessen. Als brancheorganisatie wilden we die organisaties verder helpen en een aantal hobbels bij hen wegnemen, zowel technisch als financieel”, aldus René de Kok, commercieel manager bij Cultuurconnectie en architect van het Zoom-project. “We gingen aan de slag met drie vragen: welke tool is het meest geschikt voor onze leden, hoe kan dit zo voordelig mogelijk ingekocht worden en hoe zorgen we voor goede implementatie in de branche?”. Op basis van eigen onderzoek, adviezen van diverse partners en ervaringen van docenten kwam Cultuurconnectie uit bij Zoom. René: “de cultuureducatie kent vanzelfsprekend een groot onderwijsaspect en Zoom sluit daar heel goed op aan”. Hij vond steun bij Stichting tot Steun aan het Volksuniversiteitswerk en het OAK, want ook zij zagen het belang van het online voortzetten van de activiteiten. Samen startten ze een initiatief waarmee alle volksuniversiteiten in Nederland en organisaties voor cultuureducatie die zijn aangesloten bij Cultuurconnectie voor het cursusjaar 2020-2021 kosteloos gebruik kunnen maken van Zoom.

Op zoek naar de juiste Zoom partner

Met één standaard voor wat betreft de tool en financiering van de licenties kwam de volgende uitdaging aan bod: hoe zorgen we dat organisaties Zoom goed kunnen gebruiken? “We realiseerden ons al snel dat we met het grote aantal licenties de kennis en kunde nodig hadden van een gespecialiseerd partner. We zijn toen op zoek gegaan naar een partner die de weg weet in de wereld van Zoom en tegelijkertijd de uitdagingen begrijpt die spelen bij onze leden.” Die zoektocht leidde uiteindelijk naar Duppal. “We vonden in Duppal een partij die niet alleen de licenties in goede banen leidt, maar ook inhoud geeft. Het vertrouwen was er vanaf het begin en is gaandeweg nog verder uitgebouwd. Ik zag het enthousiasme bij Duppal en we zijn de afgelopen maanden echt samen in het project gegroeid.”

Zoom adoptietraject

In nauwe samenwerking is een Zoom adoptietraject opgezet. Duppal stelde een projectteam samen en maakte een projectplan en tijdslijn, in eerste instantie alleen voor de volksuniversiteiten. Het adoptietraject bestond onder andere uit een training voor admins/beheerders, basis en pro trainingen voor docenten en het opstellen van 13 Quick Reference Cards. Daarbij was niet alleen aandacht voor het vinden van de juiste knoppen in Zoom, maar ook voor het opzetten van een boeiende, interactieve online les. De positieve verhalen vanuit de volksuniversiteiten zorgden er al snel voor dat een vergelijkbaar project werd opgestart voor de cultuureducatie. Hierbij werden admins getraind, 16 Quick Reference Cards ontwikkeld en werd onlangs een webinar gehouden over het organiseren van grote online evenementen.

René: “We zijn redelijk snel van idee naar financiering en uitvoering gegaan, mede met dank aan de financierders. Samen met Duppal hebben we steeds verder opgeschaald en met de groei van het project zijn we ook de docenten- en admintrainingen in gaan vullen. De flexibiliteit en de korte lijntjes met Duppal hebben ervoor gezorgd dat we met elkaar in snel tempo zijn gegroeid van een klein idee naar een groot en succesvol project”.

Branche blijft in beweging

Ook nu is de branche nog volop (online) in beweging, mede onder invloed van de maatregelen vanuit de overheid. “We zien onder leden steeds meer bewustzijn dat de huidige situatie voor langere tijd blijft bestaan. Naarmate locaties langer gesloten zijn, neemt het aantal Zoom-sessies verder toe. Organisaties en docenten die eerst nog wat afwachtend waren gaan nu ook over op online lessen,” vult René aan. Dat betekent ook dat er ook nog dagelijks hulpvragen binnenkomen. De helpdesk van Cultuurconnectie handelt de eerstelijns vragen af en kan voor complexere vragen terecht bij het Meet Duppal team. “We hebben gedurende de eerste maanden bijna dagelijks contact met het Meet Duppal team gehad en we weten bij wie we terecht kunnen met zowel technische als gebruikersvragen. Met Duppal als back-up kunnen we 99,9% van de vragen van gebruikers beantwoorden, en de rest is aan Zoom”.

Een blik op de toekomst

Om ervaringen uit te wisselen is er inmiddels ook een Zoom gebruikersgroep opgezet. Hierin worden niet alleen best practices en de lessons learned uitgewisseld, maar wordt ook een eerste blik op de toekomst geworpen. René: “Door dit project zijn er verschillende ontwikkelingen naar boven gekomen waar we ook in de toekomst iets mee kunnen én moeten. Een mooi voorbeeld is een cursist die naar Colombia emigreerde en nu vanaf de andere kant van de wereld de lessen kan blijven volgen. Nu mensen eraan gewend raken om ook online de lessen te kunnen volgen, willen ze die mogelijkheid straks ook graag. Al dan niet in hybride vorm.” Maar ook buiten het lesgeven om heeft het Zoom-project impact. “We zien bijvoorbeeld dat Zoom helpt bij de integratie en samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen (gefuseerde) organisaties, en het kan een rol spelen bij onze doelen op het gebied van diversiteit en inclusiviteit”, aldus René. Reden genoeg voor Cultuurconnectie om te onderzoeken wat Zoom nog meer kan betekenen voor de branche. Duppal heeft ook daar een actieve, meedenkende rol in.

Onverwachts groot succes

Al met al kijkt René terug op een heel succesvol project en een succesvolle samenwerking met Duppal: “Vooraf hadden wij samen met Duppal nooit gedacht dat we uiteindelijk bijna 4.000 docenten op weg zouden helpen met online lesgeven, middels een account en bijpassende informatievoorziening. We zijn op het juiste moment ingestapt en hebben rust weten te creëren in de branche: organisaties hebben beschikking over een goede tool, ze hebben de handvatten om de tool te kunnen gebruiken en de lijnen voor vragen en support zijn duidelijk. Een gratis Zoom-account is leuk, maar je moet er wel mee aan de slag kunnen. Onder redelijke tijdsdruk zijn we samen met Duppal naar een heel mooi project toegegroeid, dat nog lang niet ten einde is. Het indrukwekkende resultaat van inmiddels 200.164 Zoom-sessies van gemiddeld één tot anderhalf uur, spreekt wat mij betreft daarbij voor zich!”.

Over Cultuurconnectie

Cultuurconnectie is de brancheorganisatie voor cultuureducatie, amateurkunst en volksuniversiteitswerk. Per 1 januari 2015 zijn Kunstconnectie en de Bond van Nederlandse Volksuniversiteiten (BNVU) samen verder gegaan onder de naam Cultuurconnectie. Tot de circa 145 leden behoren centra voor de kunsten, volksuniversiteiten, muziekscholen en provinciale ondersteuningsinstellingen voor kunst & cultuur.

Voor Cultuurconnectie is het belangrijk om aan de toekomst van cultuureducatie bij te dragen. Namens, voor en met haar leden neemt Cultuurconnectie stelling en formuleert zij gevraagd en ongevraagd standpunten over actuele onderwerpen en thema’s. Ze motiveert, adviseert en faciliteert de aangesloten organisaties bij de ontwikkeling van hun werk. Cultuurconnectie bouwt aan en maakt afspraken over arbeidsvoorwaarden die het ondernemerschap in de branche ten goede komen. Door bundeling van krachten en samenbrengen van partijen biedt zij haar leden een breed scala aan voordelen. Cultuurconnectie vergroot de bekendheid en kwaliteit van het werk van de sector en zorgt dat de branche een gekende en erkende partner is in het (cultuur)politieke debat, de beleidsvorming en de uitvoering ervan.