Handige tips voor het online vergaderen in een grote groep
Merk je dat online vergaderen in een grote groep vaak onwennig of wat chaotisch verloopt? Met onze handige tips zorg je ervoor dat je team efficiëntere, beter gestructureerde én inspirerende online vergaderingen houdt.
Tip 1: behandel de online vergadering als een gewone vergadering
In de basis is een online vergadering, met een grote groep of met slechts enkele collega´s, hetzelfde als een vergadering in de fysieke vergaderruimte op kantoor. Ga de online vergadering dus ook in zoals je een fysieke vergadering in zou gaan! Bereid je voor, wijs een voorzitter aan en doe actief mee.
- Wijs iemand aan die de leiding heeft. Online is het nou eenmaal lastiger om de non-verbale communicatie mee te krijgen: het is aan de voorzitter om ervoor te zorgen dat tóch de juiste persoon op het juiste moment woord krijgt. Haakt er iemand af? Of gaan er zaken niet helemaal volgens plan? De voorzitter zorgt ervoor dat dit opgelost wordt.
- Zeker bij een online vergadering met een grote groep kan het gesprek zomaar alle kanten op gaan. Zorg dus voor een agenda met de onderwerpen die besproken moeten worden, zo houd je de focus op de juiste onderwerpen.
- Net als bij een fysieke vergadering is het fijn als iemand notuleert: wijs dus een notulist aan.
Tip 2: kies de juiste software
Er zijn verschillende softwares om online mee te vergaderen. Wij werken onder andere met:
Ben je vanuit je bedrijf op zoek bent naar de perfecte virtuele samenwerkingstool om online mee te vergaderen, bestanden uit te wisselen en meer? Welke software het beste bij je bedrijf past, hangt af van de wensen van je collega’s en je IT-afdeling.
Duppal kijkt graag eens met je mee. We gaan het gesprek aan met jou en met je collega’s van verschillende afdelingen, zodat we een heldere overzicht krijgen van alle wensen. Vervolgens stellen we een plan op en gaan we aan de slag met de implementatie van de ideale software, zodat je collega’s succesvol online kunnen vergaderen.
Tip 3: zorg ervoor dat iedereen met de software overweg kan
Hebben jullie de beschikking over de juiste software om online mee te vergaderen? Zorg er dan ook voor dat je collega’s weten hoe ze de software moeten gebruiken. Ook hierbij helpt Duppal je graag. Onze ervaren trainers kunnen trainingen verzorgen, naslagwerk voor jouw software aanleveren en ons Meet Duppal Support team staat voor je klaar om al je vragen te beantwoorden.
Tip 4: gebruik de mogelijkheden van de software
Welke tool je ook gebruikt om online mee te vergaderen in een grote groep, er zitten waarschijnlijk meer functionaliteiten in dan je gebruikt.
Zo beschikken de meeste virtuele samenwerkingstools over een chatfunctie die je tijdens de online vergadering kunt gebruiken. Dit is erg handig: hier kun je bijvoorbeeld bestanden met elkaar delen of communiceren met elkaar wanneer iemand bijvoorbeeld problemen heeft met het geluid.
Ken je de ‘Raise Hand’ functie? Als je het woord wilt nemen in een fysieke meeting, kun je even opstaan of je hand opsteken – zo is het direct duidelijk dat jij iets wilt zeggen. In de virtuele vergaderruimte werkt dit precies hetzelfde. Virtuele samenwerkingstools beschikken over een ‘Raise Hand’ functie, waarmee je aangeeft dat je iets wilt zeggen. De host van de vergadering krijgt een seintje en kan jou het woord geven.
Wil je meer weten over de mogelijkheden van samenwerkingstools als Zoom Meetings, Microsoft Teams of Cisco Webex? Neem contact met ons op.
Hulp nodig bij het vergaderen met een grote groep?
Met de opkomst van hybride werken, waarbij collega’s deels vanuit huis en af en toe op kantoor aan het werk zijn, is ook het aantal online vergaderingen enorm toegenomen. Ben je op zoek naar een nieuwe virtuele samenwerkingstool om online vergaderen met een grote groep beter te faciliteren of heb je andere vragen over virtueel samenwerken? Neem gerust contact met ons op, ons team staat voor je klaar.
Meer weten?
Direct naar
Consultancy
User services
Cases
Duppal