Duppal blog

Webinar organiseren? Daar heb je geen videoproductieteam voor nodig!

Posted by Debby Kappetijn on March 21, 2019 at 8:00 AM
Find me on:

webinar organiserenBij het organiseren van een webinar denken veel bedrijven toch vaak aan een omvangrijk project dat zo een aantal weken in beslag neemt. De sprekers, video en audio, de hosting; alles moet tot in de puntjes geregeld zijn, er kijken tenslotte al snel 500+ mensen mee. Voor je het weet heb je een dure webinar tool aangeschaft en zit je op de grote dag met een legertje aan cameramannen en technici klaar voor je ’30 minutes of fame’. Maar zelfs met al die investeringen lopen webinars vaak niet zo soepel als men zou willen. Het gevolg? De webinar wordt maar zelden ingezet. Zonde! Want het is juist zo’n goed middel om veel mensen tegelijkertijd te bereiken. Kan het dan echt niet anders? Jawel! In dit blogartikel vertel ik hoe je tegen minimale investering, een webinar van maximale kwaliteit kunt organiseren.

 

Grote meeting of webinar?

In het dagelijkse bedrijfsleven hebben we toch vooral met gewone, kleinschalige videomeetings te maken. Dat is dan ook waar veel organisaties hun collaboration tools op af hebben gestemd. Er zijn echter een aantal momenten per jaar waarvoor je een hele grote meeting wilt organiseren, met veel mensen, op veel verschillende locaties. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Corporate meetings voor de presentatie van de kwartaal- of jaarcijfers voor alle medewerkers wereldwijd;
  • Presentaties rondom product management en lanceringen;
  • Of learning & development presentaties waarin verteld wordt over nieuwe producten, diensten of processen aan medewerkers

Reguliere collaboration tools zijn hier niet altijd goed op ingericht. Met name de live stream naar zulke grote aantallen mensen tegelijkertijd vraagt om een betrouwbare tool die kwalitatief goed beeld en audio kan realiseren. Daarnaast zijn dit soort bijeenkomsten vaak toch meer dan gewoon een grote meeting. De inhoud en opzet ervan vragen om functionaliteiten die gewone meeting tools niet hebben. Denk aan de mogelijkheid om deelnemers te laten registeren, het regisseren van de presentatie, interactiviteit creëren door middel van Q&A en het achteraf kunnen editen en delen van de recordings. Allemaal dingen die een goede webinar tool je kan bieden.

 

Wat maakt een goede webinar tool?

Een goede webinar tool moet in eerste instantie betrouwbaar zijn. Een webinar organiseren met veel deelnemers blijft toch altijd spannend. Een goede tool biedt je de zekerheid dat je je om de techniek in ieder geval niet druk hoeft te maken. Wat zijn nog meer belangrijke functionaliteiten van een webinar tool?

  • Als marketing of product management een webinar organiseert, dan is dat vaak met lead generatie als doel. Een koppeling/integratie met een marketingtool of CRM kan daarom heel relevant zijn.
  • Het organiseren en managen van een webinar vooraf moet makkelijk zijn. Denk aan het uitnodigen, plannen en repeteren van de webinar en de support die daarbij nodig is.
  • Het moet mogelijk zijn om je webinar te customizen. Niet alleen qua look & feel, maar ook qua settings. Het is handig om een eigen template te maken met vaste webinar settings dat je telkens opnieuw kunt gebruiken.

 

Wat is de investering voor een goede webinar?

We hebben dus kunnen concluderen dat een grote investering in dure tools en productieteams zich niet altijd terugbetaald in een soepel verlopende webinar. Bij deze kan ik je vertellen: het kan makkelijker en het kan goedkoper, met de webinar tool van Zoom. Zoom biedt alle opties die je nodig hebt om een goede webinar te organiseren. De functionaliteiten van Zoom Webinars vervangen het dure videoproductieteam bovendien volledig:

  • Je kunt voor de webinar gebruik maken van de videoconferencing apparatuur die je al in huis hebt (scherm, camera, microfoon) dus je hoeft geen cameraploeg in te huren;
  • Je kunt meerdere co-hosts aanwijzen zodat je gemakkelijk gastsprekers kunt toevoegen maar ook bijvoorbeeld een IT-man die mee kan kijken of alles vlot verloopt. Je hoeft dus ook geen externe technici in te huren;
  • Je kunt gebruik maken van de ingebouwde interactiemogelijkheden zoals Q&A en ‘raise your hand’.

Dat alles tegen een investering van nog geen 1900 euro per jaar (o.b.v. 3 hosts en 500 deelnemers)! Dat betekent dus ook dat je niet meer per webinar betaalt en dat je tegen dezelfde kosten, 1, 5 of 10 webinars per jaar kunt organiseren. Dat maakt het een stuk interessanter om eens wat vaker al je medewerkers en/of klanten bij elkaar te brengen voor een gezamenlijke sessie. 

 

Zekerheid voorop bij het organiseren van je webinar

Nu klinkt dat misschien een beetje als ‘too good to be true’ en ook bij een tool als Zoom zal de eerste webinar een beetje spannend zijn. Wij helpen je graag om je in die eerste fase wegwijs te maken in Zoom Webinars. Het belangrijkste is dat jullie zelfverzekerd de webinar ingaan. Met Zoom zorg je er in ieder geval voor dat je je niet druk hoeft te maken over de technologie, zodat je je volledig kunt focussen op de inhoud van de webinar. Ben je nieuwsgierig geworden naar dit goedkopere en makkelijkere alternatief voor je videoproductieteam? We geven je graag eens een demo van Zoom Webinars!

PROBEER ZOOM NU GRATIS UIT!

Topics: Collaboration tools

Smart collaboration blog

In our blog we share insights and updates that help you get the most out of your collaboration tools.

Subscribe to our blog!

Recent Posts