Duppal blog

Wat te doen bij een gebrek aan ‘unity’ in je Unified Communications

Posted by Debby Kappetijn on February 14, 2019 at 8:00 AM
Find me on:

Unified CommunicationsUnified Communications: het is onmisbaar in een digitaal tijdperk waarin steeds vaker op afstand wordt samengewerkt. In de praktijk is de zo gewenste eenheid en samensmelting van communicatietools echter vaak ver te zoeken. Veel organisaties worstelen met een ‘lappendeken’ aan applicaties. Iets wat vooral de IT afdeling dwars zit, want zie al die applicaties maar eens te managen. Is dit probleem herkenbaar voor jou? In dit blogartikel vertel ik wat er mis gaat en hoe je de ‘unity’ weer terug brengt in je Unified Communications aanpak.

 

Zo ontstaat de lappendeken aan applicaties

Voor we met een oplossing aan de slag kunnen moeten we eerst naar de wortels van het probleem. Want hoe ontstaat die lappendeken aan tools en apps? Er zijn verschillende redenen waarom er binnen organisaties vaak een veelvoud aan applicaties wordt gebruikt:

  • Steeds meer organisaties staan het toe dat medewerkers hun eigen devices op de werkvloer gebruiken. Het ontbreekt echter vaak aan een duidelijk BYOD beleid. Een van de gevolgen is dat medewerkers de apps die ze al op hun device hebben staan gebruiken voor zakelijke communicatie.
  • Medewerkers gaan op zoek naar de tool die het beste past bij hun werkzaamheden, precies zoals ze dit ook gewend zijn bij apps voor privé gebruik. Zo krijg je een situatie waarin elke medewerker zijn eigen favoriete app gebruikt.
  • De applicaties die vanuit het bedrijf zelf voorhanden zijn werken niet goed of zijn niet gebruiksvriendelijk, waardoor medewerkers ze al snel links laten liggen. Ze gaan zelf op zoek naar alternatieven, wat de bovenstaande twee punten natuurlijk in de hand werkt. Zo ontstaat er uiteindelijk een wildgroei aan tools.

 

Het kantelpunt

Op een gegeven moment is die lappendeken aan applicaties simpelweg niet meer te managen voor de IT afdeling. En dus moet er een oplossing komen. Kijk eerst eens kritisch naar je huidige UC aanpak. De applicaties die vanuit de IT afdeling worden aangeboden voldoen klaarblijkelijk niet aan de behoeftes van de medewerkers. Ga daarom eens met de gebruikers in gesprek: wat missen ze in de huidige oplossing en wat hebben ze aan tools nodig om goed te kunnen (samen)werken? Vervolgens kun je aan de slag met een nieuwe oplossing. Grofweg zijn er dan twee opties:

 

1.      Consolideren naar een alles-in-één UC platform

Een rigoureuze keuze: alle bestaande tools de deur uit en volledig overgaan naar een alles-in-één platform voor Unified Communications. Wanneer de kwaliteit van de bestaande oplossing -ondanks verbeterpogingen- niet goed genoeg is, is dit waarschijnlijk de beste keuze. Het grote voordeel van een alles-in-één platform is dat gebruikers maar één interface hoeven leren te gebruiken. En wat de persoonlijke communicatievoorkeuren van de medewerkers ook zijn, alle oplossingen zijn te vinden binnen het platform. Een dergelijk platform heeft echter alleen kans van slagen wanneer het super gebruiksvriendelijk is en de gebruikers goede training krijgen in het gebruik ervan.

 

2.      De standaardoplossing aanvullen met een goede collaboration oplossing

Optie 1 is voor sommige bedrijven misschien iets te rigoureus. Als je je bestaande UC oplossing wilt behouden dan is het zaak om op zoek te gaan naar de ‘gaten’ in die oplossing, om die vervolgens op te vullen met een nieuwe applicatie. Een goed voorbeeld daarvan is Skype for Business, een applicatie die bij veel bedrijven standaard in het IT aanbod zit, maar die vaak geen goede oplossing biedt voor audio- en videocommunicatie met meerdere deelnemers. Maak in zo’n geval een ‘clear cut’: voor een-op-een communicatie gebruiken jullie Skype for Business, maar voor many-to-many communicatie introduceren jullie een nieuwe tool die daar een betere oplossing voor biedt. Zorg wel voor duidelijke richtlijnen over het gebruik van beide applicaties, bijvoorbeeld in de vorm van een when to use what matrix.

 

Zoom als oplossing voor de UC lappendeken

Welke van bovenstaande oplossingen het beste is voor jouw organisatie is iets wat je -al dan niet samen met een expert- goed moet overwegen. Ik kan je in ieder geval in beide situaties de oplossing van Zoom aanraden. Zoom is met name sterk in desktop video- en audiocommunicatie, waardoor het een hele goede aanvulling is op Skype for Business. Maar omdat het ook oplossingen biedt voor chat, meeting rooms, webinars en voice is Zoom ook het overwegen waard bij consolidatie naar één platform. Ben je benieuwd hoe dit in de praktijk uitpakt? Bekijk dan eens onderstaande case. Hierin lees je hoe Irdeto Skype for Business uitschakelde en volledig overging op Zoom.

DOWNLOAD DE CASE

Topics: Collaboration tools

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts