Duppal blog

Van Skype for Business naar Zoom stap 3: het implementatietraject

Posted by Debby Kappetijn on December 20, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

Zoom versus Skype for Business implementatieOvergaan van Skype for Business naar Zoom doe je niet van de één op de andere dag. Zo’n project vraagt om een gedegen aanpak. Van het bepalen van je UC strategie tot het testen van mogelijke nieuwe tools. Heb je eenmaal besloten dat Zoom inderdaad de beste aanvulling of vervanger is van Skype for Bussines, dan volgt een belangrijke laatste stap: want hoe zorg je ervoor dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de nieuwe tool en dat Zoom een succes wordt? Daarvoor is meer nodig dan alleen de licenties. Daarom vertel ik je in dit blog over een goed implementatietraject; van technische installatie tot het adoptieprogramma.

 

Technische implementatie

Hoe simpel een cloudoplossing ook lijkt, om de tool succesvol te maken moet er voldoende aandacht worden besteed aan zowel de technische kant als de gebruikerskant. Kijken we naar de technische kant, dan is het vooral belangrijk dat de tool geïntegreerd wordt binnen de bestaande UC-infrastructuur van jouw organisatie. Dat begint bij hele praktische zaken:

  • De licenties moeten ook achter de firewalls en in het netwerk werken;
  • De licenties moeten de juiste naam hebben;
  • Het inloggen met behulp van Single Sign On moet geregeld worden.

Verder moet je ook nadenken over de hardware die gekoppeld is aan de collaboration tool. Werkt de audiovisuele hardware die je in huis hebt met Zoom? Of moeten je meeting rooms nog ingericht worden? Denk daarnaast ook aan het inregelen van het support proces. Hoewel het altijd mogelijk is om een externe helpdesk in te schakelen, is het handig om ook een eigen helpdesk te hebben voor first line support. De (IT-)medewerkers van de helpdesk moeten hiervoor getraind worden.

 

Het adoptieprogramma

Als alles technisch goed werkt gaan we over naar de gebruikerskant. In de praktijk zien we helaas nog te vaak dat deze stap wordt overgeslagen. Niet erg handig, want uiteindelijk zijn het de gebruikers die het succes van een collaboration tool kunnen maken of breken. Medewerkers moeten hun weg naar de tool gaan vinden en moeten weten hoe ze het in de dagelijkse praktijk kunnen gebruiken. Een goed adoptieprogramma is dan ook onmisbaar in het implementatietraject. Om de gebruikersadoptie van de tool te bevorderen zet je de volgende middelen in:

  • Heldere communicatie over de implementatie van de nieuwe tool;
  • Goede gebruikerstrainingen;
  • Floorwalking tijdens de eerste introductiedagen;
  • Uitgebreide documentatie, handleidingen en video’s voor gebruikersondersteuning;
  • Succesverhalen delen.

Focus in je programma op de handige features en extra functionaliteiten van Zoom. Denk aan annotatie tijdens meetings, de audioconferencing functies en webinar mogelijkheden. Bedenk je dat er een reden is dat jullie Skype for Business hebben vervangen en Zoom hebben geïntroduceerd; juist die voordelen kun je gebruiken om medewerkers te overtuigen van de nieuwe tool.

 

Nazorg

Het is belangrijk om tijdens, maar ook na het implementatietraject een continue vinger aan de pols te houden. Houd het Zoom dashboard in de gaten om bijvoorbeeld te zien hoeveel actieve gebruikers er zijn en hoeveel meetings er wekelijks worden gehouden. Deze gebruikscijfers zijn namelijk de allerbelangrijkste graadmeter voor het succes van de tool. Onthoud dat goede adoptie niet stopt na één training. Het is een ongoing proces waarbij het gebruik van de collaboration tool continu wordt gemotiveerd. Bijvoorbeeld door nieuwe features onder de aandacht te brengen of trainingen voor gevorderden aan te bieden.   

 

Partner up!

We trapten deze blogserie vorige maand af met een column over Zoom als serieuze uitdager van Skype for Business. In de afgelopen blogs hebben we je laten zien dat dit meer dan een mooie theorie is. Met de praktijkcase van Irdeto als voorbeeld, hebben we je stap voor stap door het transitietraject geleid: van het opstellen van een UC strategie, tot het selecteren en implementeren van een nieuwe tool, in dit geval Zoom.

Als UC consultants en aanbieder van cloud collaboration tools zoals Zoom kunnen wij als Duppal je begeleiden in het hele traject. Tijdens zo’n project leren we de mensen in je organisatie goed kennen waardoor we weten wat voor hen werkt en wat niet. Daarnaast realiseren we ons dat adoptie ook een technisch aspect heeft: het werkt vlekkeloos, of het werkt niet. Eén ding staat in ieder geval vast: Skype for Business zet je niet zomaar uit, dat vereist lef én de juiste begeleiding.

Ben je benieuwd wat de waarde is van een partner in het transitietraject van Skype for Business naar Zoom? Dan raad ik je aan om onderstaande case eens te bekijken.  

DOWNLOAD DE CASE 

Topics: Videoconferencing

Smart collaboration blog

In our blog we share insights and updates that help you get the most out of your collaboration tools.

Subscribe to our blog!

Recent Posts