Duppal blog

Van Skype for Business naar Zoom stap 2: selecteer de juiste tool

Posted by Debby Kappetijn on December 13, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

Zoom versus Skype for Business toolNu videoconferencing en virtueel samenwerken steeds gangbaarder worden, gaan steeds meer bedrijven zich verdiepen in de tools die het beste passen bij hun interne processen. Geijkte tools als Microsoft’s Skype for Business blijken lang niet altijd de beste passende oplossing te bieden. Maar overstappen naar een andere collaboration tool doe je niet van de een op de andere dag. In ons vorige blog heb je al kunnen lezen dat het succes van een collaboration tool valt of staat met een goede UC strategie. Ontevredenheid over de huidige tool kan ervoor zorgen dat je haast hebt om te switchen. Maar om te voorkomen dat de nieuwe tool hetzelfde lot is toebedeeld, is het belangrijk dat deze zorgvuldig wordt gekozen. Heb je eenmaal in kaart gebracht welke wensen en eisen jouw organisatie heeft, dan kun je aan de slag met het selectieproces. In dit blog helpen we je daarbij op weg.

 

Een open blik

Hoewel de titel van dit blog misschien anders doet vermoeden, is het absoluut geen gegeven dat Zoom altijd de beste vervanger is voor Skype for Business. Het loont de moeite om met een open blik de markt op te gaan en meerdere tools en aanbieders met elkaar te vergelijken. Laat de stem van de gebruikers zwaar meewegen in de uiteindelijke keuze. Zo zullen zij een ‘sense of ownership’ krijgen met betrekking tot de tool, wat de kans op een succesvolle implementatie en adoptie groter zal maken.

 

Begin je zoektocht online

Je begint je zoektocht -hoe kan het ook anders- online! Er is een groot aanbod aan videoconferencing, webinar, teleconferencing, collaboration, chat en file sharing tools en dan zijn er ook nog de all-in-one platforms. Het is onmogelijk om die allemaal te onderzoeken. Maak dus handig gebruik van hen die je voor zijn gegaan en dat onderzoek al gedaan hebben. Websites als die van Gartner, G2Crowd en Frost & Sullivan brengen software voor verschillende doeleinden in kaart, laten zien hoe hun positie in de markt is en wat gebruikers ervan vinden. Haal hier de top 7 of 8 beste aanbieders uit en bekijk voor elke aanbieder in hoeverre ze aan jouw technische requirements voldoen. Als het goed is wordt je selectie dan een stuk kleiner.

 

Op zoek naar de juiste partner

Als je een kleine selectie van tools over hebt kun je je vraag uit gaan zetten in de markt. Houd in gedachte dat technische en functionele eisen belangrijk zijn, maar dat de juiste partner minstens zo belangrijk is. De aanbieder van de tool moet bij jou passen qua support en service mogelijkheden. Bedenk ook wie je gaat helpen bij het implementeren van de tool binnen de organisatie. Je wilt tenslotte dat dat deze keer echt goed aangepakt wordt.

 

Proof of Concept fase

Als je de antwoorden uit de markt binnen hebt maak je een selectie van twee of drie tools waarmee je een Proof of Concept gaat doen. Bij een Proof of Concept geef je een groep van 30 tot 40 gebruikers de gelegenheid om een aantal tools te testen. Om de werkelijke praktijk goed na te bootsen zorg je eerst voor training in de tools. Vervolgens laat je de gebruikers een aantal gebruikscases uitvoeren in beide tools. Vraag daarna in een survey hun feedback over sterke en zwakke punten van elke tool, laat ze elke oplossing een cijfer geven en stel de hamvraag: ‘welke tool heeft je voorkeur?’. Je hebt nu een duidelijk beeld welke tool het beste aan de functionele eisen voldoet.

 

De puntjes op de i

Nu je de keuze voor een tool hebt gemaakt kun je gaan kijken naar de praktische zaken. Denk bijvoorbeeld aan de kosten, niet geheel onbelangrijk. Kijk ook naar security-eisen (hoe gaat het samen met je firewalls) en data opslag. Bedenk verder hoe je de tool eventueel gaat integreren met andere technologie die je al in huis hebt, bijvoorbeeld voor e-mail, audioconferencing en je CRM systeem. Kortom: maak je business case helemaal rond.

 

Een grondige aanpak

Een nieuwe tool kiezen is een heel project, tenminste, als je het echt goed aan wil pakken. Het is dan ook geen overbodige luxe om daar goede hulp en advies bij in te schakelen. En dan moeten we toch even terug naar de titel van dit blog. Want in de praktijk blijkt dat Zoom in veel gevallen het beste alternatief is voor of een goede aanvulling is op Skype for Business. Zo ook bij Irdeto, die na verschillende tools te hebben getest uiteindelijk ervoor koos om Skype for Business uit te zetten en volledig overging op Zoom. In onderstaande case lees je hoe dat transitietraject verliep.

DOWNLOAD DE CASE

Topics: Videoconferencing

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts