Duppal blog

Van Skype for Business naar Zoom stap 1: bepaal je strategie

Posted by Debby Kappetijn on December 6, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

Zoom versus Skype for Business strategieSkype for Business is voor veel bedrijven en organisaties nog steeds eerste keus als het gaat om collaboration tools. Een keus die veelal het gevolg is van gedwongen winkelnering: ze hebben een contract met Microsoft voor het Office-pakket, krijgen Skype for Business er gratis bij en dus lijkt het een logische keuze voor videoconferencing en chat. Ik zeg bewust ‘lijkt’, want de praktijk is vaak weerbarstig. De techniek laat het afweten, gebruikers vinden hun weg naar de tool niet of de oplossing zit klem in een complex IT-netwerk. De gratis tool die ooit zo makkelijk leek, vormt nu een grote horde op de weg naar effectief samenwerken op afstand.

Het is dus de moeite waarde om eens verder te kijken dan je Microsoft Skype for Business licenties. Zeker nu er enkele spelers op de videoconferencing en collaboration markt zijn die minstens zo’n goede (of misschien zelfs betere) kwaliteit en gebruiksgemak bieden. Één van die spelers is Zoom, een alles-in-één oplossing voor video, audio, scherm delen en (persistent) chat op elk apparaat. In de komende blogreeks vertel ik hoe bedrijven met een Skype for Business oplossing in een relatief korte periode over kunnen gaan naar een volledige cloudoplossing van Zoom. In dit eerste blog lees je hoe je daarvoor eerst tot een goede Unified Communications strategie moet komen.

 

Waar liggen de pijnpunten?

Om een verbeterslag te realiseren moet je altijd eerst weten waar het mis gaat. Als het gaat om samenwerken op afstand ligt de pijn vaak bij de tools die daarvoor gebruikt worden. Er kunnen verschillende problemen spelen:

  • De tool zelf werkt niet zoals het zou moeten. Gebruikers ervaren problemen met de continuïteit en de kwaliteit van de techniek.
  • Gebruikers weten niet goed hoe zij het meeste uit de tool kunnen halen omdat er nooit aandacht is geweest voor een adoptieprogramma.
  • De tool werkt niet goed samen met andere tools voor samenwerken op afstand. Er zijn verschillende tools aangeschaft voor chat, audio conferencing, webinars en file sharing; ze overlappen wel, maar integreren niet met elkaar.

Breng dus in kaart wat je als bedrijf in huis hebt aan tools en software en probeer om de pijnpunten zo goed mogelijk boven tafel te krijgen.

 

Van pains naar gains

Dit resulteert automatisch in een gesprek over waar een collaboration tool dan wél aan moet voldoen. Daarvoor moet je zijn bij degenen die de tool in de dagelijkse praktijk succesvol in moeten kunnen zetten: de gebruikers! Haal hen er al in een vroeg stadium bij, luister goed naar ze en neem hun wensen ook echt serieus. Als medewerkers er vanaf het begin bij betrokken zijn is de kans uiteindelijk ook groter dat ze een nieuwe oplossing wel zullen accepteren en gebruiken.

 

Naar de cloud?

Naast de wensen van de gebruikers zijn er natuurlijk ook nog technische eisen waaraan een collaboration oplossing moet voldoen. Misschien wel het belangrijkste vraagstuk dat bij veel bedrijven speelt is de switch van on-premise en hybride oplossingen naar de cloud. De kans is groot dat jullie al nadenken over een switch naar de cloud of zelfs al in de transitie zitten. Microsoft, en dus Skype for Business, is bij veel bedrijven on-premise en dus moet er een oplossing gezocht worden voor de problemen die jullie ervaren. Een oplossing creëren in een hybride omgeving is echter complex, met lange en dure trajecten die geen garantie geven voor de toekomst.

De vraag is; is het mogelijk om in één keer van een on-premise oplossing naar cloud oplossing te switchen, zonder dat de kwaliteit van videoconferencing en collaboration er onder leidt? Het antwoord is; ja zeker! Wij hebben in de praktijk ervaren dat het mogelijk is om in een relatief korte periode over te stappen van een on-premise of hybride Skype for Business oplossing naar een 100% cloudoplossing van Zoom. Met een betere kwaliteit, zonder de problemen.

 

Bepaal je UC strategie

Met de wensen van de gebruikers en de technische eisen in je achterhoofd kun je aan de slag met een lange termijn strategie voor Unified Communications binnen jouw bedrijf. Zo zou je er als bedrijf voor kunnen kiezen om meerdere tools terug te brengen naar één tool om zo kosten te besparen. De functionele en technische requirements moeten vervolgens omgezet worden in een ontwerp voor de UC infrastructuur. Daarnaast stel je KPI’s op zodat je kunt meten of de strategie succesvol is. Dit kunnen zachte KPI’s zijn, denk aan gebruikerstevredenheid, en harde KPI’s zoals het daadwerkelijke aantal meetings per maand.

 

Zijn jullie toe aan een verbeterslag?

Merk je dat Skype for Business niet meer past binnen de UC strategie van jouw bedrijf? Ervaar je problemen met de tool of willen jullie naar een oplossing in de cloud? Of ben gewoon je heel nieuwsgierig naar Zoom, die nieuwe speler waar je de laatste tijd zoveel over hoort. In alle gevallen raad ik je aan om onderstaande case eens te bekijken. Hierin vertelt Irdeto waarom zij besloten hebben om Skype for Business uit te schakelen en hoe zij volledig overgingen op Zoom. Wil je meer weten over zo’n transitietraject? Houd dan ons blog in de gaten!

DOWNLOAD DE CASE

Topics: Videoconferencing

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts