Duppal blog

Wat een bizarre twee weken hebben wij achter de rug. Begin deze maand was videoconferencing voor veel bedrijven en organisaties niet meer dan een handige tool ‘voor erbij’. Maar dat veranderde plotsklaps op zondag 15 maart. De dag waarop Rutte aankondigde dat scholen, sportclubs en restaurants voorlopig sluiten. Maar ook de dag waarop Nederland werd opgeroepen om zoveel mogelijk thuis te werken. Op dat moment gaan organisaties massaal over op actie: sinds die zondag staat onze telefoon roodgloeiend en is ons websiteverkeer ontploft. Videoconferencing software behoort ineens tot de primaire levensbehoeften van bedrijven en organisaties. En dus gingen wij volop aan de slag om te zorgen dat organisaties in allerlei takken van sport hun processen op afstand door konden zetten. Een blik achter de schermen.

Nederland is een echt ‘thuiswerkland’: 14% van de werkende Nederlands werkt op een andere locatie dan kantoor. In Europa ligt het gemiddelde op 5%. Thuiswerken is doorgaans een keuze: even die stapel werk wegwerken die je op kantoor niet gedaan krijgt. Maar met de uitbraak van het Coronavirus in Nederland staat thuiswerken ineens in een heel ander daglicht. Medewerkers mogen vanwege (milde) klachten niet meer op kantoor verschijnen, hele afdelingen worden verplicht om uit voorzorg thuis te werken en buitenlandse collega’s hebben te maken met reisverboden. Een aantal dagen is makkelijk te overbruggen, maar wat als die dagen weken of zelfs maanden worden? In hoeverre ben je als organisatie dan in staat om je bedrijfsvoering door te laten gaan? Hoe volg je de adviezen van het RIVM zo verstandig mogelijk op, zonder in te leveren aan productiviteit? In dit blog geven we een inkijkje in de wereld van samenwerkingstools, in tijden waarin het snel verandert van nice-to-have naar absolute must-have.

Steeds meer organisaties en bedrijven organiseren meetings op afstand. Zeker als het gaat om grote groepen mensen bij elkaar brengen, geven organisaties vaak de voorkeur aan vergaderen op afstand. Vanwege tijd, kosten én ‘groen’ beleid. Bij 100 deelnemers of meer kom je dan al snel uit bij webinar software: software die erop gericht is om een groot aantal deelnemers te hosten, interactie mogelijk te maken en de organisatie van een live virtueel event makkelijk te maken. Een voorbeeld van zo’n platform is Zoom Webinar. Een platform dat langzaam maar zeker de markt van webinar software verovert. In dit blog vertel ik je graag over de functionaliteiten die Zoom Webinar zo’n goed product maken en laat ik je 3 compleet verschillende voorbeelden zien van hoe organisaties Zoom Webinar inzetten.

Als jouw organisatie een Microsoft-only strategie hanteert, kun je er simpelweg niet omheen: het veelgebruikte Skype for Business vervalt en wordt geïntegreerd binnen Microsoft Teams. Helemaal geen slechte ontwikkeling: het zorgt er voor dat gebruikers binnen één platform kunnen samenwerken in teams, via mail, chat, audio en video. De switch naar Teams stelt bedrijven echter wel voor een nieuwe uitdaging: namelijk de integratie met hun videoconferencing systemen. Waar Microsoft bij Skype for Business de poorten voor integraties van externe partijen nog openzette, is bij Teams de omgeving hermetisch afgesloten. Microsoft heeft slechts 3 partners uitgekozen die interoperabiliteit kunnen bieden tussen videoconferencing end-points van bijvoorbeeld Cisco of Polycom, en de Teams omgeving. Één van die partners is Pexip. In dit blogartikel vertel ik hoe je als bedrijf kunt profiteren van de Pexip video integratie met Microsoft Teams.

Overgaan van Skype for Business naar Zoom doe je niet van de één op de andere dag. Zo’n project vraagt om een gedegen aanpak. Van het bepalen van je UC strategie tot het testen van mogelijke nieuwe tools. Heb je eenmaal besloten dat Zoom inderdaad de beste aanvulling of vervanger is van Skype for Bussines, dan volgt een belangrijke laatste stap: want hoe zorg je ervoor dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de nieuwe tool en dat Zoom een succes wordt? Daarvoor is meer nodig dan alleen de licenties. Daarom vertel ik je in dit blog over een goed implementatietraject; van technische installatie tot het adoptieprogramma.

Nu videoconferencing en virtueel samenwerken steeds gangbaarder worden, gaan steeds meer bedrijven zich verdiepen in de tools die het beste passen bij hun interne processen. Geijkte tools als Microsoft’s Skype for Business blijken lang niet altijd de beste passende oplossing te bieden. Maar overstappen naar een andere collaboration tool doe je niet van de een op de andere dag. In ons vorige blog heb je al kunnen lezen dat het succes van een collaboration tool valt of staat met een goede UC strategie. Ontevredenheid over de huidige tool kan ervoor zorgen dat je haast hebt om te switchen. Maar om te voorkomen dat de nieuwe tool hetzelfde lot is toebedeeld, is het belangrijk dat deze zorgvuldig wordt gekozen. Heb je eenmaal in kaart gebracht welke wensen en eisen jouw organisatie heeft, dan kun je aan de slag met het selectieproces. In dit blog helpen we je daarbij op weg.

Skype for Business is voor veel bedrijven en organisaties nog steeds eerste keus als het gaat om collaboration tools. Een keus die veelal het gevolg is van gedwongen winkelnering: ze hebben een contract met Microsoft voor het Office-pakket, krijgen Skype for Business er gratis bij en dus lijkt het een logische keuze voor videoconferencing en chat. Ik zeg bewust ‘lijkt’, want de praktijk is vaak weerbarstig. De techniek laat het afweten, gebruikers vinden hun weg naar de tool niet of de oplossing zit klem in een complex IT-netwerk. De gratis tool die ooit zo makkelijk leek, vormt nu een grote horde op de weg naar effectief samenwerken op afstand.

Het is dus de moeite waarde om eens verder te kijken dan je Microsoft Skype for Business licenties. Zeker nu er enkele spelers op de videoconferencing en collaboration markt zijn die minstens zo’n goede (of misschien zelfs betere) kwaliteit en gebruiksgemak bieden. Één van die spelers is Zoom, een alles-in-één oplossing voor video, audio, scherm delen en (persistent) chat op elk apparaat. In de komende blogreeks vertel ik hoe bedrijven met een Skype for Business oplossing in een relatief korte periode over kunnen gaan naar een volledige cloudoplossing van Zoom. In dit eerste blog lees je hoe je daarvoor eerst tot een goede Unified Communications strategie moet komen.

Als consultant werk ik dagelijks met een grote diversiteit aan klanten. Toch lijken hun uitdagingen erg op elkaar. Veelvoorkomende kreten zijn “we weten eigenlijk niet goed wat onze medewerkers nu precies nodig hebben om goed te kunnen samenwerken” en “de kwaliteit en het gebruiksgemak van onze collaboration tools laat te wensen over”. Andere klanten hebben al verschillende samenwerkingstools van verschillende leveranciers in huis, maar hebben hulp nodig bij het vormen van een goede UC strategie. En dan is er nog de grote groep klanten die gebruik maakt van Microsoft Skype for Business, maar zich afvraagt of dat nou echt de beste oplossing is voor hun medewerkers. Lange tijd hebben ook wij ons afgevraagd; is er een waardig alternatief? Inmiddels kunnen we zeggen: ja, dat is er wel degelijk!

Denk je aan webinars, dan denk je misschien vooral aan de online kennissessies met marketingdoeleinden als leads genereren. Maar wist je dat je webinars nog voor veel meer dingen kunt gebruiken? Van interne ‘town hall meetings’ tot trainingen: de webinar is multifunctioneel en onmisbaar voor bedrijven en organisaties die grote groepen mensen online samen willen brengen. De uitdaging ligt in het faciliteren van deze vorm van videoconferencing voor groepen: de juiste software is daarvoor onmisbaar. Maar welke tool voor jouw bedrijf of organisaties de juiste is, is volledig afhankelijk van het doel en het format van jouw meetings. Hoe kies je de webinar software die aan jouw wensen en eisen voldoet?  In dit blogartikel geef ik je vijf overwegingen bij het aanschaffen van webinar software.

Tegenwoordig is afstand geen barrière meer om met mensen over de hele wereld samen te werken.  Daarom bieden steeds meer bedrijven hun medewerkers de mogelijkheid om te werken op afstand. Besparen op reistijd- en kosten, aantrekkelijk werkgeverschap en productievere teams; de voordelen van het nieuwe werken mogen duidelijk zijn. Toch zorgt het ook voor de nodige hoofdbrekers. Want om het nieuwe werken succesvol te maken hebben je medewerkers alle faciliteiten nodig voor een moderne werkplek, inclusief de juiste techniek.

De onophoudelijke afweging van voor- en nadelen weerhoudt veel organisaties van doorpakken op flexibel werken. Het blijft vaak bij een thuiswerkdagje links en rechts, zonder duidelijk beleid of goed ingerichte ICT. In de praktijk zijn er drie factoren, of ingrediënten, bepalend voor succes. Dat wil zeggen: als organisatie volledig toegerust zijn op het nieuwe werken en volop profiteren van de voordelen. We lopen de 3 ingrediënten met je langs.