Duppal blog

Silo's doorbreken met een digitaal samenwerkingsplatform

Posted by Debby Kappetijn on June 28, 2018 at 8:15 AM
Find me on:

digitaal samenwerkingsplatformOp de werkvloer is samenwerken onontkoombaar. Maar dat betekent niet dat samenwerking ook altijd productief is. Sterker nog: veel leidinggevenden breken hun hoofd over de productiviteit van teams. Waarom teams vaak niet productief (genoeg) zijn? Werk wordt soms meerdere keren gedaan omdat teamleden niet goed communiceren en informatie niet goed wordt uitgewisseld; het bekende ‘siloprobleem’.  In dit artikel reiken we je een duurzame oplossing aan voor dit probleem. Want met de juiste samenwerkingstools kun je informatie-uitwisseling bevorderen, silo’s doorbreken en uiteindelijk productiviteit van teams verbeteren.

 

Het siloprobleem

Het klassieke voorbeeld van het siloprobleem doet zich voor bij een project dat eigenlijk nog geen project is. Twee teams werken tegelijkertijd aan de oplossing van hetzelfde probleem, zonder dat van elkaar te weten. Dat demonstreert dat het siloprobleem zich niet alleen voordoet bij duidelijk gedefinieerde projecten. Goede communicatie is een ongoing project, dat de grenzen van teams en projecten overstijgt. En dat realiseren werknemers zich ook, blijkt uit onderzoek van ClearCompany:

  • 39 procent van de onderzochte werknemers vindt dat er te weinig communicatie is in hun organisatie;
  • Maar liefst 86 procent gelooft dat gebrekkige communicatie de oorzaak is van het mislukken van projecten;
  • Minder dan 50 procent van de respondenten gelooft dat hun organisatie effectief communiceert.

Oorzaken van slechte communicatie zijn talrijk en situationeel. Wat ze allemaal is gemeen hebben is dat ze eigenlijk verrassend eenvoudig en daarmee ook weer logisch zijn. Fysieke ruimte en vaak ook verschillende werklocaties, bijvoorbeeld. Het feit dat zowel individuele werknemers als teams een bepaalde taakspecialisatie hebben, helpt ook niet mee. Ze richten zich op zichzelf en hebben niet de natuurlijke neiging om (tussentijds) te communiceren met wie zich buiten de eigen silo bevindt.

Dat er binnen een organisatie sprake is van een siloprobleem, is lang niet altijd duidelijk. Iedere organisatie kent immers taakspecialisatie en dat problemen worden opgelost door degenen die er het meeste verstand van hebben, is niet meer dan logisch. Maar zelfs in deze situatie komt veel taak- en beslissingsverantwoordelijkheid bij een kleine groep te liggen. Terwijl het contact met de rest van de organisatie beperkt is.

 

Productiviteit verhogen door silo's te doorbreken

Hoe logisch de oorzaken ook mogen zijn: silo's verminderen de productiviteit doordat werk dubbel gedaan wordt en doordat oplossingen niet aan een collectief geheugen worden toegevoegd. Zo wordt niet alleen parallel hetzelfde probleem opgelost, maar ook in serie. Daarom is het belangrijk om silo's te doorbreken.

Silo's doorbreken vergt vooral twee zaken: communicatie en informatie-uitwisseling en het faciliteren daarvan. Door het laatste (actief) te doen, komen die eerste twee vanzelf. Daarmee is de oplossing van het siloprobleem verrassend simpel. Zorg dat medewerkers beschikken over de juiste, laagdrempelige communicatiemiddelen en zorg dat ze deze ook gebruiken. Hieronder benoemen we een aantal middelen die je medewerkers in staat stellen silo's te doorbreken.

 

Zorg voor een chatfunctie

In ons dagelijks leven maken we volop gebruik van instant messaging. Waarom dan niet ook op de werkvloer? Medewerkers voelen zich – terecht – vaak bezwaard om elkaar te mailen over kleine zaken. Niemand zit immers op een volle mailbox te wachten. Korte vragen stellen we daarom liever persoonlijk. Maar bij samenwerking op afstand is dat nou eenmaal niet altijd mogelijk. Een chatfunctie ondervangt dit en zorgt dat ook de kleine, maar soms wel hele belangrijke details niet verloren gaan.  

 

Faciliteer het delen van bestanden

Verschillende mensen die werken in hetzelfde, statische document is een ware nachtmerrie. Het wordt nog erger wanneer de versies via mail over en weer vliegen. Samenwerken in één document hoeft helemaal niet zo lastig te zijn. Geef je medewerkers een eenvoudige manier om documenten samen aan te passen en te delen en de samenwerking wordt stukken efficiënter.

 

Maak videoconferencing mogelijk

Alle communicatiemiddelen ten spijt: face-to-face communicatie werkt nog altijd het best. Maar wanneer teamleden op verschillende locaties werken, wordt reistijd de volgende efficiëntieverslinder. Videoconferencing ondervangt dat probleem. Wanneer je beschikt over een eenvoudig en toegankelijk systeem, verlaagt het ook de drempel om dergelijke virtuele bijeenkomsten te organiseren.

 

Bevorder samenwerking óók buiten meetings

Het gebeurt nog te vaak dat mensen na een meeting in een totaal andere frame of mind belanden. Informatie blijft daardoor als het ware achter in de meeting room. In plaats daarvan zou een meeting naadloos moeten overgaan in het werk dat eruit voorkomt. Dat gebeurt alleen als samenwerking voor en na de meeting ook wordt bevorderd en gefaciliteerd. Zorg dat informatie ook overdraagbaar en bruikbaar is buiten de meeting room. Bijvoorbeeld door aantekeningen op een digitaal whiteboard op te slaan of door bestanden direct in een digitale team room te delen.

 

Integratie in één samenwerkingsplatform

Al deze zaken kun je natuurlijk los van elkaar faciliteren. Zeker wanneer er al enkele tools aanwezig zijn binnen je organisatie. Bundeling werkt echter altijd het beste. Vooral omdat de drempel om te communiceren zo laag mogelijk moet zijn en integratie precies dat bereikt. Eigenlijk vraag je een gedragsverandering van je medewerkers en dat is altijd een uitdaging. Met een geïntegreerd samenwerkingsplatform faciliteer je alle hierboven genoemde communicatie in één overzichtelijk pakket. Hierdoor maximaliseer je de kans dat continue communicatie de nieuwe standaard wordt, in plaats van in zichzelf gekeerde silo's.

Wil je meer weten over de voordelen van geïntegreerde samenwerkingsplatforms en hun rol binnen het teamwerk binnen je organisatie? Download dan het e-book Samenwerken 2.0.

E-book Samenwerken 2.0

Topics: Workplace collaboration

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts