Duppal blog

Samenwerken op afstand: 5 technologische uitdagingen die je moet overwinnen

Posted by Debby Kappetijn on March 8, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

samenwerken op afstand.jpgSamenwerken op afstand is voor veel bedrijven steeds belangrijker. De inrichting van de technologie die nodig is om ‘remote collaboration’ succesvol te maken is soms best een uitdaging. Elke organisatie heeft zijn eigen overlegstructuren en workflows en bovendien zijn er zo veel tools op de markt dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. Toch zijn er een aantal uitdagingen die ik vaak terugzie in de projecten waar wij aan werken. In dit blogartikel vertel ik over 5 technologische uitdagingen die je moet overwinnen om samenwerken op afstand optimaal te faciliteren. 

 

Samenwerken is meer dan videovergaderen

Als we het hebben over samenwerken op afstand dan denken de meeste mensen toch meteen aan videoconferencing. Maar samenwerken is meer dan alleen videovergaderen. Ga maar na: als je gewoon op kantoor zou zitten zou je toch ook niet alleen samenwerken gedurende meetings? Nee, je stuurt mailtjes, je belt af en toe met elkaar, maakt een kort praatje met een medeteamlid op de gang en werkt samen een presentatie uit. Het is belangrijk dat ook deze vormen van samenwerking ondersteund worden als teamleden op afstand van elkaar werken. Dat betekent dat je ook tools moet hebben voor bijvoorbeeld chat en file sharing.

 

Samenwerking vindt niet alleen in de meeting room plaats

Maar ook als we het over videovergaderen hebben moeten we buiten de deuren van de vergaderruimte treden. Bij videoconferencing wordt nog te vaak gedacht aan een vergaderruimte met daarin grote schermen voor virtuele meetings. Maar samenwerken op afstand kan ook als een teamlid thuis werkt of zelfs onderweg is. Dat betekent dat videoconferencing en collaboration tools niet alleen een oplossing moeten bieden voor meeting rooms, maar ook voor desktops en mobiel. Teamleden moeten altijd en overal deel uit kunnen maken van het samenwerkingsproces, alleen zo kunnen zij als volwaardig lid bijdragen aan het team.

 

Gebrekkige kwaliteit

Communicatie is het belangrijkste element van samenwerking. En bij communicatie tussen mensen zijn de allerkleinste details en finesses van belang om elkaar goed te begrijpen. Vallen die details weg dan kan er miscommunicatie ontstaan en dat is niet bevorderlijk voor de productiviteit van een team. Het is best een uitdaging om de interactie tussen mensen zo ‘real-life’ mogelijk te maken met behulp van technologie. Het vereist hele goede kwaliteit video en audio en een snelle, stabiele internetverbinding. Ik denk dat iedereen de frustraties wel kent van vastlopende videobeelden, krakende audio en wegvallende verbindingen. Dit soort dingen zijn funest voor het samenwerkingsproces maar nemen ook alle vertrouwen in collaboration tools weg. Het gevolg is dat teamleden op zoek gaan naar hun eigen alternatieven of erger nog; toch weer naar kantoor gaan.

 

Problemen met compatibiliteit

Zo soepel als je in real life zou switchen tussen verschillende samenwerkingsvormen, zo soepel zou dat ook moeten gaan met verschillende collaboration tools. Het is dus belangrijk dat de technologie die binnen jouw organisatie wordt gebruikt compatibel of beter nog, interoperabel met elkaar is. Dat betekent dat de tools naadloos met elkaar verbonden zijn. IT-technisch is dat soms best een uitdaging maar die inspanningen zijn het dubbel en dwars waard in termen van gebruiksvriendelijkheid. Ten eerste is het voor gebruikers niet handig om tig verschillende tools en apps met verschillende user interfaces en wachtwoorden te hebben. Ten tweede moet je er rekening mee houden dat mensen buiten jouw organisatie hele andere tools gebruiken voor bijvoorbeeld videoconferencing. Ook zij moeten op een makkelijke en efficiënte manier met jouw teams kunnen samenwerken.

 

Te veel focus op de technologie

Tot slot nog een hersenkrakertje: om collaboration technologie, en dus samenwerken op afstand, tot een succes te maken, moet je juist niet te veel focus leggen op de technologie. Het implementeren van collaboration tools wordt nog te veel vanuit een IT-perspectief benaderd. Maar uiteindelijk zijn het de gebruikers die het succes van een tool kunnen maken of kraken. Ga bij het kiezen en implementeren van technologie voor samenwerking op afstand dus altijd uit van de teamleden en hun manier van werken. Alleen zo zorg je ervoor dat de technologie daadwerkelijk bijdraagt aan effectieve en prettige samenwerking op afstand.

Wil je meer weten over het nieuwe samenwerken en de technologie die je daarvoor nodig hebt? In ons e-book over Samenwerken 2.0 lees je er alles over!

E-book Samenwerken 2.0

Topics: Collaboration tools, Workplace collaboration

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts