Duppal blog

Online samenwerken binnen én buiten de vergaderruimte: 7 tips

Posted by Debby Kappetijn on July 26, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

online samenwerkenHoewel vergaderen belangrijk is voor de afstemming, procesverbetering en aansturing van een project, is het voor velen niet echt hun favoriete bezigheid. Binnen veel organisaties zijn vergaderingen en meetings berucht om hun gebrek aan productiviteit en slecht uitgeruste meeting rooms zijn een doorn in het oog van veel medewerkers. Technologie speelt een grote rol in het verbeteren van de efficiëntie van meetings. Dat wil zeggen, de technologie in de vergaderruimte, maar ook de integratie daarvan met tools buiten de meeting room. Want goede samenwerking stopt niet bij het verlaten van de vergaderruimte; juist het verweven van die meeting met andere samenwerkingsvormen en -momenten maakt een vergadering een stuk nuttiger. In dit blogartikel geven we je 7 tips om herkenbare ergernissen over vergaderen te voorkomen, en meer uit je meetings te halen.

 

1. Interactief en draadloos presenteren

Het is over en uit met de standaard vergadertafel, in een glazen hokje of afgesloten ruimte. Een moderne vergaderruimte beschikt over ergonomische stoelen en de broodnodige technische hulpmiddelen. Dat begint simpel met voldoende stopcontacten maar in ieder geval ook een groot scherm waarop alle deelnemers draadloos hun presentatie of andere content kunnen delen. Snel en eenvoudig je scherm delen, zonder gedoe met snoertjes en kabeltjes, zou eigenlijk standaard moeten zijn.

 

2. Goede verbinding en goed beeld

Techniek is een veelvoorkomende bron van ergernis. Gehannes met de internetverbinding, het geluid, beeld of alleen al het opstarten van een videovergadering; het komt iedereen bekend voor. Voor goede samenwerking is het belangrijk dat de techniek feilloos werkt. Dat wil zeggen; kraakhelder beeld, goed geluid en een stabiele verbinding. Met één druk op de knop moet zowel een presentatie als dat ene teamlid op afstand in beeld kunnen komen.

 

3. Eén overzicht van alle aantekeningen

Als de deelnemers aan een vergadering een beetje goede zin hebben, zijn zij druk bezig met aantekeningen maken. Vaak beperken deze notities zich tot hun eigen actiepunten, losgezongen van de context waarbinnen die actiepunten tot stand zijn gekomen. Zo gaat onbedoeld belangrijke informatie verloren die teams helpen productief te zijn na de bijeenkomst. Aantekeningen van hetgeen wat besproken wordt, moeten centraal gemaakt én opgeslagen worden. Dat hoeft zeker niet per se in tekstvorm, want beeld is net zo makkelijk. Met een interactief whiteboard zorg je dat alle krabbeltjes digitaal worden opgeslagen in de cloud zodat iedereen ze op elk moment terug kan zien.

 

4. Maak van fysieke aanwezigheid geen vereiste

Nog zo’n ergernis die iedereen herkent: stad en land moeten afreizen voor een bijeenkomsten die eigenlijk niet zoveel om het lijf blijkt te hebben. Bij een-op-een besprekingen kiezen veel werknemers dan al gauw voor videoconferencing, maar bij grotere bijeenkomsten is dat nauwelijks het geval. Jammer, want als de techniek er is dan is er geen reden om het niet te doen. Sterker nog, er is alle reden om het wel te doen. Het bespaart tijd en ergernis. Want het delen van een scherm en content beperkt zich natuurlijk niet tot de deelnemers in dezelfde ruimte. Met een goede videoconferencing tool kunnen ook teamleden op afstand een betekenisvolle inbreng hebben in de meeting.

 

5. Kies voor passende ruimtes

Een traditioneel kantoor kent eigenlijk maar twee soorten werkruimtes: de werkplek en de vergaderruimte. Maar de informelere – vaak verrassend nuttige – bijeenkomsten vinden vaak plaats bij de koffieautomaat. Dat is omdat een grote vergaderruimte qua karakter en omvang niet altijd goed aansluit bij elk overleg. Je kent het wel: de grote boardroom die bezet wordt gehouden door een drie-koppig team. Zorg dus voor verschillende informele ruimtes, waar ook kleinere teams goed samen kunnen zitten. Deze zogenaamde ‘huddle rooms’ zijn laagdrempelige ruimtes met comfortabel meubilair voor 2 tot 6 personen om snel ideeën te delen en samen te werken. Al dan niet met teamleden op afstand.

 

6. Integreer bijeenkomsten logisch in het werkproces

Een van de redenen dat veel bijeenkomsten weinig productief zijn, is dat de bijeenkomst een doel op zich is. Vergaderen om het vergaderen dus. Hierdoor wordt nuttige en zelfs noodzakelijke communicatie tussen teamleden onderling vaak uitgesteld omdat ‘er toch nog een vergadering aankomt’. Medewerkers denken dat het efficiënter is om iets later in brede kring te delen, dan nu een-op-een. Zonde, want zo gaat er veel belangrijke informatie verloren. Met de juiste technische hulpmiddelen stimuleer je teamleden om relevante informatie direct met elkaar te delen, ook als zij op afstand van elkaar werken. Zo bevorder je communicatie buiten de meeting room en worden vergaderingen alleen nog ingepland als ze écht nodig zijn.

 

7. Gebruik een intelligent boeksysteem voor ruimtes

Ondanks dat iedereen een hekel heeft aan vergaderen, zijn vergaderruimtes toch altijd volgeboekt. In de praktijk zijn geboekte vergaderruimtes echter lang niet altijd ook daadwerkelijk bezet. Ruimtes worden soms weken van tevoren geboekt en staan daardoor vaak onnodig als bezet geregistreerd. Nieuwe technologie maakt het mogelijk om real-time te kunnen zien of een ruimte echt bezet is. Zo kunnen ruimtes beter en flexibeler benut worden. Wanneer medewerkers zelf ruimtes kunnen boeken vanuit hun digitale kalender vermindert het bovendien de administratieve last voor de organisatie.

 

Heel veel van de genoemde tips zijn realiseerbaar door middel van een digitaal samenwerkingsplatform voor online samenwerken. Techniek verkleint de afstand tussen teamleden en vereenvoudigt communicatie voor, tijdens en na de meeting. Met de juiste digitale infrastructuur zorg je dat (online) samenwerken een stuk efficiënter en productiever wordt; zowel binnen als buiten de vergaderruimte. Meer weten? Download dan ons e-book over samenwerken 2.0!

E-book Samenwerken 2.0

Topics: Workplace collaboration

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts