Duppal blog

Met deze 3 ingrediënten maak je het nieuwe werken tot een succes

Posted by Debby Kappetijn on September 20, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

het nieuwe werkenTegenwoordig is afstand geen barrière meer om met mensen over de hele wereld samen te werken.  Daarom bieden steeds meer bedrijven hun medewerkers de mogelijkheid om te werken op afstand. Besparen op reistijd- en kosten, aantrekkelijk werkgeverschap en productievere teams; de voordelen van het nieuwe werken mogen duidelijk zijn. Toch zorgt het ook voor de nodige hoofdbrekers. Want om het nieuwe werken succesvol te maken hebben je medewerkers alle faciliteiten nodig voor een moderne werkplek, inclusief de juiste techniek.

De onophoudelijke afweging van voor- en nadelen weerhoudt veel organisaties van doorpakken op flexibel werken. Het blijft vaak bij een thuiswerkdagje links en rechts, zonder duidelijk beleid of goed ingerichte ICT. In de praktijk zijn er drie factoren, of ingrediënten, bepalend voor succes. Dat wil zeggen: als organisatie volledig toegerust zijn op het nieuwe werken en volop profiteren van de voordelen. We lopen de 3 ingrediënten met je langs.

 

1. De juiste tools

Techniek en thuiswerken hebben alles met elkaar te maken. Vaak wordt gedacht dat als mensen maar een laptop en toegang tot e-mail hebben, ze overal kunnen werken. Daarbij wordt echter vaak vergeten dat werken tegenwoordig niet zonder samenwerken kan. En daar verschilt de externe werklocatie op een fundamenteel punt van het kantoor: de mogelijkheid om even een collega aan de mouw te trekken, ontbreekt en daarmee dus ook een belangrijk, laagdrempelig communicatiekanaal voor succesvolle samenwerking. Als dit niet volwaardig wordt ondervangen, wordt het lastig voor medewerkers en teams om dezelfde productiviteit te realiseren als op de werkvloer.

Collega’s moeten dus eenvoudig en efficiënt kunnen samenwerken, zoals ze dat ook op de werkvloer kunnen. Maar welke tools zijn daar concreet voor nodig? Belangrijk zijn het eenvoudig kunnen delen van documenten, een laagdrempelige chatfunctie, videoconferencing en een overzichtelijk systeem voor projectmanagement.

 

2. De juiste cultuur

Maar alleen met de juiste techniek red je het niet. Er moet ook een cultuur ontstaan waarin het nieuwe werken volledig wordt omarmd. Dat begint natuurlijk bij degenen die op afstand werken. Wat wordt er van hen verwacht? Medewerkers moeten gestructureerd en gedisciplineerd genoeg zijn om productief te zijn in een setting die normaal gesproken gelinkt is aan vrije tijd. Stimuleer medewerkers om hun ervaringen met thuiswerken te delen. Laat iedereen bijvoorbeeld 3 tips opstellen.

Niet alleen de thuiswerkers zelf moeten de juiste werkhouding hebben, ook de mensen die wél op kantoor zijn moeten het nieuwe werken omarmen. Want dat je collega niet op dezelfde plek is, betekent niet hij geen onderdeel meer is van je team. Mensen die op afstand werken moeten betrokken blijven en altijd het gevoel hebben deel uit te maken van de organisatie. Dat is een kwestie van de juiste techniek én de juiste mindset.

 

3. Goed beleid

Het nieuwe werken wordt niet voor niks ook wel flexibel werken genoemd: het geeft je medewerkers tenslotte de vrijheid om te werken waar en wanneer zij dat het prettigst vinden. Het klinkt misschien gek, maar om flexibel werken succesvol te maken is het juist belangrijk om die vrijheid te omkaderen. Dat gaat vooral om het scheppen van duidelijke verwachtingen. Bijvoorbeeld over bereikbaarheid, het maximaal aantal dagen dat mag worden thuisgewerkt en taken waarvoor men wel op kantoor aanwezig moet zijn.

Om van flexibel werken een succes te maken, zou het beleid ten aanzien daarvan in ieder geval de volgende punten moeten omvatten.

  • Bepaal de taken en rollen die niet op afstand ingevuld kunnen worden. Denk aan bepaalde secretariële of managementtaken.
  • Spreek tenminste één collectieve kantoordag af. Zo verzeker je je ervan dat je medewerkers elkaar ook regelmatig treffen.
  • Leg contactmomenten vast en bepaal welke communicatietools daarvoor worden gebruik.
  • Zet doelen voor prestaties en resultaten van thuiswerkers.
  • Creëer een proces en bouw flexibel werken langzaam op. Begin klein en ontdek wat wel en wat niet werkt.

Zodra er een natuurlijke balans ontstaat tussen werken op kantoor en elders werken en je medewerkers weten waar ze aan toe zijn, maakt twijfel plaats voor ontspanning en zijn medewerkers over het algemeen blij met de vrijheid die ze geboden wordt.

 

Uiteindelijk valt of staat alles bij medewerkers die zelf achter flexibel werken staan en er uithalen wat er in zit. Om daar te komen hebben je medewerkers de juiste tools en kaders nodig. Goede software, de juiste videoconferencing tool en duidelijke afspraken zijn enkele van die voorwaarden. Wil je meer weten over het betrokken houden van je medewerkers in een organisatie die steeds flexibeler werkt? Download dan het e-book over cloud video.

Quick guide cloud video

Topics: Videoconferencing

Smart collaboration blog

In our blog we share insights and updates that help you get the most out of your collaboration tools.

Subscribe to our blog!

Recent Posts