Duppal blog

Beter samenwerken op afstand met een optimale virtuele werkplek

Posted by Debby Kappetijn on March 22, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

virtuele werkplek.jpgMeer dan de helft van de werknemers in Nederland werkt wel eens vanaf huis of onderweg. Veel organisaties hebben ‘het nieuwe werken’ omarmd en faciliteren werken op afstand. Toch zijn er ook nog steeds sceptici; want wat voor effect heeft het op teamwork, als teamleden niet meer fysiek op dezelfde plaats aanwezig zijn? Ik geloof er sterk in dat samenwerken op afstand net zo effectief kan zijn als face-to-face samenwerking. Met de juiste mindset én de benodigde technologie zorg je voor productieve, effectieve en betrokken remote teams. In dit blogartikel vertel ik je er meer over!

 

De voorwaarden voor effectief samenwerken

Om samenwerken op afstand succesvol te maken voor jouw teams, moet je eerst weten wat de voorwaarden zijn voor effectieve samenwerking. Om er een paar te noemen:

  • Goede communicatie en interactie tussen teamleden is essentieel;
  • Teamleden moeten een gevoel van betrokkenheid en verbondenheid hebben;
  • Het is belangrijk dat alle teamleden gelijkwaardige inbreng hebben.

Dit alles moet ervoor zorgen dat het besluitvormingsproces binnen het team optimaal verloopt. In de praktijk zul je zien dat die samenwerking op vele manieren en via vele kanalen vorm krijgt. In meetings, via e-mail en telefoon, maar ook in spontane ontmoetingen op de gang of in de kantine.  Om samenwerken op afstand net zo effectief en productief te laten verlopen, moeten al deze elementen ook terugkomen in de virtuele werkplek.

 

De juiste mindset

Dat alles begint met de juiste mindset. Samenwerken op afstand brengt nu eenmaal wat uitdagingen met zich mee. De eerste stap is om die te erkennen en ze goed te managen. Daarnaast is het belangrijk dat samenwerking binnen de cultuur van de organisatie wordt gemotiveerd en dat medewerkers er vertrouwd mee zijn. Als er een samenwerkings-mindset heerst, maakt het in principe niet uit waar mensen werken. Je zult ook zien dat als werken op afstand goed georganiseerd is, teamleden instinctief zullen weten hoeveel virtueel contact ze met elkaar moeten hebben om goed te kunnen samenwerken. Juist omdat ze zich bewust zijn van de uitdagingen die een virtueel team met zich meebrengt, zullen ze hier extra hun best voor doen.

 

Obstakels wegnemen

Hoewel we in het digitale tijdperk al best wel gewend zijn aan asynchrone interactie, kan communiceren op afstand de normale flow en regels van sociale interactie toch behoorlijk verstoren. Miscommunicatie heeft een flinke impact op kosten, betrokkenheid, productiviteit en innovatie. Ben je ervan bewust dat er op verschillende manieren afstand bestaat tussen de leden van een virtueel team: fysiek (tijd en plaats), operationeel (bandbreedte, skill levels) en verbondenheid (waarden, vertrouwen, onderlinge afhankelijkheid). Vooral dit laatste aspect is erg belangrijk voor succesvolle virtuele teams. Enkele tips om de obstakels van communicatie op afstand weg te nemen:

  • Kies één platform voor je boodschap. Zo voorkom je dat discussies tegelijkertijd over mail, chat en telefoon worden besproken.
  • Zorg voor duidelijke communicatienormen. Maak afspraken over wat waar besproken wordt en wanneer iets in de groep wordt gegooid of één-op-één wordt afgestemd.
  • Werk aan virtuele teambuilding. Zorg voor regelmatige face-to-face interactie tussen teamleden en vier samenwerkingssuccessen.

 

De benodigde technologie

Het is echter niet altijd de bedrijfscultuur die samenwerken op afstand belemmerd. Uit onderzoek blijkt dat veel medewerkers geen toegang hebben tot de technologie die nodig is voor werken op afstand. Zo’n 47 procent van de ondervraagde werknemers beschikt naar eigen zeggen niet over de devices en applicaties om altijd en overal te kunnen werken.

Welke technologie is er dan nodig om samenwerking succesvol te maken?

  • Video. De virtuele equivalent van face-to-face meetings of gesprekken is natuurlijk videoconferencing. Absoluut onmisbaar om de finesses van communicatie en interactie te behouden en om vertrouwen te creëren tussen teamleden. Het zorgt er ook voor dat teamleden die op afstand werken, volwaardig deel kunnen nemen aan meetings op kantoor zodat alle teamleden gelijkwaardige inbreng hebben en het besluitvormingsproces vlot verloopt.
  • Chat. Als mensen op afstand van elkaar zijn wenden ze zich vaak tot e-mail. Maar ellenlange e-mailconversaties met talloze mensen in CC en inline comments zijn een doorn in het oog van veel werknemers. Het alternatief: chat. Handig voor korte een-op-een gesprekken of een groepsdiscussie. Je behoudt zo ook de mogelijkheid voor dat spontane praatje om even een idee tegen iemand aan te houden.
  • Files. Om productief te zijn moeten medewerkers altijd en overal toegang hebben tot de benodigde bestanden. Ze moeten deze ook makkelijk kunnen delen met teamleden en er eventueel samen in kunnen werken. Niet alleen buiten meetings, maar zeker ook tijdens virtuele meetings.
  • Bellen. Bellen blijft nog altijd belangrijk voor samenwerking. Het is prettig als teamleden direct vanuit de virtuele werkplek een telefoongesprek kunnen opstarten. Zo kunnen ze bijvoorbeeld makkelijk switchen tussen chat en bellen.

Daarnaast zijn er nog een aantal technologische voorwaarden waar je op moet letten. Zorg dat medewerkers makkelijk kunnen switchen tussen de verschillende samenwerkingsvormen en –kanalen, zorg voor een goede internetverbinding en een gebruiksvriendelijke oplossing.

Met de juiste mindset en technologie die de obstakels van communicatie op afstand wegnemen, zorg je voor een optimale virtuele werkplek waarin teams ook op afstand succesvol kunnen zijn. Wil je meer weten over het nieuwe samenwerken en de technologie die je daarvoor nodig hebt? In ons e-book over Samenwerken 2.0 lees je er alles over!

E-book Samenwerken 2.0

 

Topics: Workplace collaboration

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Subscribe to our blog!

Recent Posts