Duppal blog

5 overwegingen bij het aanschaffen van webinar software

Posted by Debby Kappetijn on November 22, 2018 at 8:00 AM
Find me on:

webinar softwareDenk je aan webinars, dan denk je misschien vooral aan de online kennissessies met marketingdoeleinden als leads genereren. Maar wist je dat je webinars nog voor veel meer dingen kunt gebruiken? Van interne ‘town hall meetings’ tot trainingen: de webinar is multifunctioneel en onmisbaar voor bedrijven en organisaties die grote groepen mensen online samen willen brengen. De uitdaging ligt in het faciliteren van deze vorm van videoconferencing voor groepen: de juiste software is daarvoor onmisbaar. Maar welke tool voor jouw bedrijf of organisaties de juiste is, is volledig afhankelijk van het doel en het format van jouw meetings. Hoe kies je de webinar software die aan jouw wensen en eisen voldoet?  In dit blogartikel geef ik je vijf overwegingen bij het aanschaffen van webinar software.

 

1. Waarvoor ga je de software gebruiken?

Zoals gezegd kun je webinars op verschillende manieren inzetten. Wil je deze inzetten voor interne communicatie? Denk aan een terugkerend contactmoment van de directie naar medewerkers toe. Of voor trainingen? Waarbij je niet langer aan één locatie gebonden bent en zo reiskosten uitspaart. Ook voor externe communicatie kun je webinars op verschillende manieren inzetten. Denk aan productlanceringen en cursussen. Maar ook in het onderwijs is de webinar op zijn plaats, voor colleges-op-afstand bijvoorbeeld. Elk van deze doelen stelt net weer andere eisen aan de software: van de interactiemogelijkheden tot het maximaal aantal deelnemers en de kwaliteit van je eigen hardware.

 

2. Welk format gebruik je?

Een webinar draait om het aanbieden van content. Maar welke content dat is en in welk format het aangeboden wordt is bepalend voor de software die je nodig hebt. Zet je één spreker voor een webcam of zet je een driekoppig panel in een volledig belichte studio? Moet er ruimte zijn voor een Q&A sessie? Ga je gebruik maken van slides? Wil je je scherm en/of audio met het publiek kunnen delen? Al die mogelijkheden zijn er, als je er op anticipeert. Want pas als je weet hoe je de webinar wilt invullen, kun je de functionaliteiten van de software bepalen. Vind je het lastig om vroegtijdig een format te kiezen? Bedenk je wie je doelgroep is, wat de informatiebehoefte is van je doelgroep en welke informatie jij via webinars wil delen. Zo krijg je direct een beeld bij je ideale format.

 

3. Hoe creëer je interactie en betrokkenheid?

Eén ding staat vast: je begint niet aan webinars om alleen maar te zenden. Je wilt een betrokken publiek! Hoe meer mensen er in een webinar zitten, hoe groter de uitdaging om iedereen betrokken te houden en interactie op gang te brengen. Denk na over hoe je interactie tijdens maar ook na de webinar kunt stimuleren. In hoeverre biedt de software mogelijkheden om die interactie te faciliteren? Denk aan live polls, virtual hand raising, (groeps)chat en Q&A functionaliteiten. Bedenk wat bij jouw doel en format past, wees origineel en houd altijd in gedachte dat het je doelgroep ook iets op moet leveren.

 

4. Hoe ga je jouw webinars voorbereiden?

Een goede webinar is niet 123 opgezet. Het vereist planning en vooral ook testen! Een eerste indruk maak je maar één keer. Hoewel er altijd iets mis kan gaan, wil je geen slechte indruk maken op een groot publiek door falende techniek of niet werkende functionaliteiten. Stel jezelf daarom ook de vraag wat voor testmogelijkheden webinar software biedt. Is er een volwaardige testomgeving? En indien je tegen problemen aanloopt, wat voor ondersteuning krijg je dan van de leverancier? In het ideale geval is er iemand beschikbaar om live met je mee te kijken en eventuele problemen direct voor je op te lossen.

 

5. Wat doe je ná de webinar?

Oké, alles is goed gegaan. Je deelnemers deden goed mee en de interactie tijdens de webinar was boven verwachting. Het zou zonde zijn als die goede content slechts één keer gebruikt wordt. Het is namelijk prima materiaal om te gebruiken voor bijvoorbeeld trainingsdoeleinden of als onderdeel van je marketingstrategie. Zorg dat je webinar niet verloren gaat door de meeting op te nemen of er een transcript van te maken. Biedt de webinar software hier mogelijkheden voor? 

 

Wat je doel ook is, bedenk je van tevoren wat dit doel is, hoe je dat gaat bereiken en welke eisen dat stelt aan de software die je kiest. Kies je de software zorgvuldig, dan valt veel van de rest vanzelf op zijn plek. Ben je benieuwd hoe je videoconferencing, waaronder webinars, succesvol inzet en hoe je ervoor zorgt dat de software hier optimaal aan bijdraagt? Download dan onderstaand e-book.

E-book Videoconferencing productiviteitsbooster

Topics: Videoconferencing

Smart collaboration blog

In our blog we share insights and updates that help you get the most out of your collaboration tools.

Subscribe to our blog!

Recent Posts