Duppal blog

3 redenen om te kiezen voor een best of breed oplossing voor online samenwerken op afstand

Posted by Sven Lagerweij on December 18, 2019 at 10:00 AM

best of breed oplossing online samenwerken op afstandWe leven in het cloud tijdperk; een groot deel van de huidige IT-applicaties is tegenwoordig in abonnementsvorm af te nemen. Met alle voordelen die daarbij horen, zoals spreiding van de investeringskosten, afnemende beheerskosten en ook de snelheid waarmee cloudoplossingen innoveren.


De tijd dat veel van de bedrijfs-kritische applicaties nog op locatie geïnstalleerd en beheerd werden door de IT-afdeling ligt niet eens zo ver achter ons. Er waren goede redenen om zoveel mogelijk te kiezen voor één leverancier. Bijvoorbeeld vanuit beheers-oogpunt; hoe meer applicaties on-premise, hoe lastiger te beheren. Niet alleen omdat dit veel kennis vereiste, maar ook omdat het integreren van de verschillende oplossingen een moeizaam en langdurig proces kon zijn. Keerzijde van de medaille was de afhankelijkheid van één leverancier; het was weliswaar eenvoudiger om de ene leverancier de schuld te geven als iets niet werkte, maar je verloor de mogelijkheid snel over te stappen op de trein van een sneller innoverende leverancier.

Cloudoplossingen hebben dit allemaal veranderd. Los van de hierboven genoemde voordelen is er een nieuwe trend zichtbaar. Steeds vaker kiezen bedrijven voor een goed geïntegreerde combinatie van cloud-applicaties, ook voor online samenwerkingstools. Met deze zogenaamde best of breed aanpak combineer je de kracht van de verschillende tools tot een voor jouw organisatie ultieme oplossing. In dit blogartikel vertel ik alles over de voordelen van een best of breed aanpak.

 

Wat is een best of breed oplossing?

Het best of breed concept gaat ervan uit dat het integreren van verschillende oplossingen uiteindelijk leidt tot een betere ervaring voor de gebruikers en de IT teams dan de oplossing van één leverancier. Best of breed stelt de behoeftes van de gebruiker daarbij centraal en is het tegenovergestelde van een all-in-one oplossing.

Een concreet voorbeeld hiervan betreft hetgeen we vandaag de dag zien op het gebied van online samenwerken op afstand. Veel organisaties kijken vaak eerst naar het ‘Gartner Magic Quadrant for Meeting Solutions’, waarin Cisco, Microsoft en Zoom de marktleiders zijn. Maar betekent dit dan automatisch een keuze voor één van deze aanbieders? Inmiddels is een combinatie van oplossing ook een serieuze en reële optie.

Microsoft heeft weliswaar een leidende positie op de werkplek, maar de kracht van Cisco als het gaat om meeting room en telefonie oplossingen moet zeker niet onderschat worden. Pexip is dan weer een goede oplossing om videoconferencing systemen te verbinden met Microsoft Teams. En Zoom is de nieuwe marktspeler voor online samenwerken op afstand en zet vol in op de beste gebruikerservaring en ongeëvenaarde kwaliteit. Een ideale combinatie zou bijvoorbeeld zijn om samen te werken in documenten in Microsoft Teams en de Zoom-Teams integratie te gebruiken voor communicatie op afstand. Of een meeting room oplossing van Cisco combineren met Microsoft Teams of het Zoom cloud platform.

 

3 redenen om voor een best of breed oplossing te kiezen

Er zijn drie belangrijke pijlers waarop een best of breed aanpak is gebouwd:

1.      Krachten bundelen

Allereerst moeten we af van het idee van tools als alleskunners. Natuurlijk, bepaalde tools kunnen veel, maar dat betekent niet dat ze dat allemaal ook heel goed kunnen. Elke leverancier heeft zo zijn eigen kerncompetentie en vaak is dat de basisfunctionaliteit waarop de tool groot is geworden. Leveranciers kunnen hun product suite uitbreiden, maar er zijn altijd grenzen aan hun expertisegebied. Vergelijk het met de shoarmazaak op de hoek die ook pizza’s verkoopt; het zijn misschien prima pizza’s, maar voor de beste pizza’s kun je toch echt het best naar de Italiaan gaan. Kies je toch voor zo’n all-in-one oplossing, dan is de kans groot dat tenminste één deel van de oplossing niet het beste van het beste is. Het gevolg: ontevreden én minder productieve eindgebruikers.

2.      Voorkom ‘shadow IT’

Een ‘single vendor’ opzet vergroot de kans op ‘shadow IT’. Medewerkers zijn in hun privéleven gewend om voor alles de applicatie te gebruiken die het makkelijkst en het best werkt. En naast de devices die ze mee naar kantoor nemen (BYOD), brengen ze ook die mindset mee. Het gevolg; ze gaan op zoek naar de beste collaboration tools en zetten die in, ook als die niet in het standaard IT pakket zitten. Uit onderzoek bleek bijvoorbeeld dat 76% van de Office 365 gebruikers één of meer apps gebruikt die overlappen met de applicaties die Microsoft aanbiedt. Als je IT policies niet zijn aangepast op de moderne mindset, zit je dus binnen no time met een wirwar aan onbeheersbare tools.

3.      Profiteer van SaaS

Met een best of breed oplossing profiteer je optimaal van het Software-as-a-Service tijdperk. Toen software nog vanuit het eigen operating system moest worden beheerd was het erg ingewikkeld om meerdere tools te combineren. Maar nu alle services vanuit de cloud worden geleverd, kunnen eindgebruikers de best of breed oplossingen veel gemakkelijker vinden, testen en adopteren en kan IT deze bovendien gemakkelijker implementeren en beheren.

 

Hoe kom je tot een best of breed oplossing?

Allereerst en cruciaal voor iedere implementatie van samenwerkingstools; ga het gesprek aan met de gebruikers! Waar hebben zij behoefte aan en wat missen ze in de huidige oplossing? Er wordt nog te vaak ‘vergeten’ om de belangrijkste interne klant de juiste vragen te stellen. Combineer deze input met de eisen zoals jouw IT afdeling aan de tools stelt, waarbij security standaard een belangrijk aspect is. Tot slot, net zo belangrijk, vraag je af hoe jouw organisatie als geheel kan profiteren van de inzet van deze tools. Hiermee creëer je een win-win in bredere zin.

De selectie van de tools wordt een stuk eenvoudiger met bovenstaande input. Voor de IT afdeling wordt het hierna tijd om kritisch te kijken of er één tool is welke voldoet aan de eisen, of dat er toch echt twee tools geïntegreerd moeten worden. Dat laatste is technisch gezien weliswaar veel simpeler geworden door cloud-technologie, maar de hoofdvraag is uiteindelijk of de integratie ook intuïtief is voor de gebruiker. Want alleen dan zal deze gebruikt worden en is een best of breed aanpak succesvol.

 

Wat is best of breed voor jouw eindgebruikers?

Nu denk je misschien; één platform uitzoeken was al moeilijk genoeg, hoe ga ik al die tools en de mogelijke integraties in kaart brengen? Mocht je daar wel wat hulp bij kunnen gebruiken, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag om tot een best of breed oplossing te komen die zorgt voor een best of experience voor de eindgebruikers in jouw organisatie. Wil je alvast meer lezen over hoe we dat doen? Download dan onderstaand white paper over goede implementatie en adoptie van samenwerkingstools.

Whitepaper collaboration consultancy

Bron

 

Topics: Collaboration tools

Smart collaboration blog

In onze blogs delen we inzichten en updates die je helpen het meeste uit jouw samenwerkingstools te halen.

Abonneer je op ons blog!

Recent Posts