Duppal blog

Bij het organiseren van een webinar denken veel bedrijven toch vaak aan een omvangrijk project dat zo een aantal weken in beslag neemt. De sprekers, video en audio, de hosting; alles moet tot in de puntjes geregeld zijn, er kijken tenslotte al snel 500+ mensen mee. Voor je het weet heb je een dure webinar tool aangeschaft en zit je op de grote dag met een legertje aan cameramannen en technici klaar voor je ’30 minutes of fame’. Maar zelfs met al die investeringen lopen webinars vaak niet zo soepel als men zou willen. Het gevolg? De webinar wordt maar zelden ingezet. Zonde! Want het is juist zo’n goed middel om veel mensen tegelijkertijd te bereiken. Kan het dan echt niet anders? Jawel! In dit blogartikel vertel ik hoe je tegen minimale investering, een webinar van maximale kwaliteit kunt organiseren.

Unified Communications: het is onmisbaar in een digitaal tijdperk waarin steeds vaker op afstand wordt samengewerkt. In de praktijk is de zo gewenste eenheid en samensmelting van communicatietools echter vaak ver te zoeken. Veel organisaties worstelen met een ‘lappendeken’ aan applicaties. Iets wat vooral de IT afdeling dwars zit, want zie al die applicaties maar eens te managen. Is dit probleem herkenbaar voor jou? In dit blogartikel vertel ik wat er mis gaat en hoe je de ‘unity’ weer terug brengt in je Unified Communications aanpak.

Overgaan van Skype for Business naar Zoom doe je niet van de één op de andere dag. Zo’n project vraagt om een gedegen aanpak. Van het bepalen van je UC strategie tot het testen van mogelijke nieuwe tools. Heb je eenmaal besloten dat Zoom inderdaad de beste aanvulling of vervanger is van Skype for Bussines, dan volgt een belangrijke laatste stap: want hoe zorg je ervoor dat er optimaal gebruik wordt gemaakt van de nieuwe tool en dat Zoom een succes wordt? Daarvoor is meer nodig dan alleen de licenties. Daarom vertel ik je in dit blog over een goed implementatietraject; van technische installatie tot het adoptieprogramma.

Nu videoconferencing en virtueel samenwerken steeds gangbaarder worden, gaan steeds meer bedrijven zich verdiepen in de tools die het beste passen bij hun interne processen. Geijkte tools als Microsoft’s Skype for Business blijken lang niet altijd de beste passende oplossing te bieden. Maar overstappen naar een andere collaboration tool doe je niet van de een op de andere dag. In ons vorige blog heb je al kunnen lezen dat het succes van een collaboration tool valt of staat met een goede UC strategie. Ontevredenheid over de huidige tool kan ervoor zorgen dat je haast hebt om te switchen. Maar om te voorkomen dat de nieuwe tool hetzelfde lot is toebedeeld, is het belangrijk dat deze zorgvuldig wordt gekozen. Heb je eenmaal in kaart gebracht welke wensen en eisen jouw organisatie heeft, dan kun je aan de slag met het selectieproces. In dit blog helpen we je daarbij op weg.

Skype for Business is voor veel bedrijven en organisaties nog steeds eerste keus als het gaat om collaboration tools. Een keus die veelal het gevolg is van gedwongen winkelnering: ze hebben een contract met Microsoft voor het Office-pakket, krijgen Skype for Business er gratis bij en dus lijkt het een logische keuze voor videoconferencing en chat. Ik zeg bewust ‘lijkt’, want de praktijk is vaak weerbarstig. De techniek laat het afweten, gebruikers vinden hun weg naar de tool niet of de oplossing zit klem in een complex IT-netwerk. De gratis tool die ooit zo makkelijk leek, vormt nu een grote horde op de weg naar effectief samenwerken op afstand.

Het is dus de moeite waarde om eens verder te kijken dan je Microsoft Skype for Business licenties. Zeker nu er enkele spelers op de videoconferencing en collaboration markt zijn die minstens zo’n goede (of misschien zelfs betere) kwaliteit en gebruiksgemak bieden. Één van die spelers is Zoom, een alles-in-één oplossing voor video, audio, scherm delen en (persistent) chat op elk apparaat. In de komende blogreeks vertel ik hoe bedrijven met een Skype for Business oplossing in een relatief korte periode over kunnen gaan naar een volledige cloudoplossing van Zoom. In dit eerste blog lees je hoe je daarvoor eerst tot een goede Unified Communications strategie moet komen.

Als consultant werk ik dagelijks met een grote diversiteit aan klanten. Toch lijken hun uitdagingen erg op elkaar. Veelvoorkomende kreten zijn “we weten eigenlijk niet goed wat onze medewerkers nu precies nodig hebben om goed te kunnen samenwerken” en “de kwaliteit en het gebruiksgemak van onze collaboration tools laat te wensen over”. Andere klanten hebben al verschillende samenwerkingstools van verschillende leveranciers in huis, maar hebben hulp nodig bij het vormen van een goede UC strategie. En dan is er nog de grote groep klanten die gebruik maakt van Microsoft Skype for Business, maar zich afvraagt of dat nou echt de beste oplossing is voor hun medewerkers. Lange tijd hebben ook wij ons afgevraagd; is er een waardig alternatief? Inmiddels kunnen we zeggen: ja, dat is er wel degelijk!

Denk je aan webinars, dan denk je misschien vooral aan de online kennissessies met marketingdoeleinden als leads genereren. Maar wist je dat je webinars nog voor veel meer dingen kunt gebruiken? Van interne ‘town hall meetings’ tot trainingen: de webinar is multifunctioneel en onmisbaar voor bedrijven en organisaties die grote groepen mensen online samen willen brengen. De uitdaging ligt in het faciliteren van deze vorm van videoconferencing voor groepen: de juiste software is daarvoor onmisbaar. Maar welke tool voor jouw bedrijf of organisaties de juiste is, is volledig afhankelijk van het doel en het format van jouw meetings. Hoe kies je de webinar software die aan jouw wensen en eisen voldoet?  In dit blogartikel geef ik je vijf overwegingen bij het aanschaffen van webinar software.

Tegenwoordig is afstand geen barrière meer om met mensen over de hele wereld samen te werken.  Daarom bieden steeds meer bedrijven hun medewerkers de mogelijkheid om te werken op afstand. Besparen op reistijd- en kosten, aantrekkelijk werkgeverschap en productievere teams; de voordelen van het nieuwe werken mogen duidelijk zijn. Toch zorgt het ook voor de nodige hoofdbrekers. Want om het nieuwe werken succesvol te maken hebben je medewerkers alle faciliteiten nodig voor een moderne werkplek, inclusief de juiste techniek.

De onophoudelijke afweging van voor- en nadelen weerhoudt veel organisaties van doorpakken op flexibel werken. Het blijft vaak bij een thuiswerkdagje links en rechts, zonder duidelijk beleid of goed ingerichte ICT. In de praktijk zijn er drie factoren, of ingrediënten, bepalend voor succes. Dat wil zeggen: als organisatie volledig toegerust zijn op het nieuwe werken en volop profiteren van de voordelen. We lopen de 3 ingrediënten met je langs.

Talloze ergernissen en ongemakken rondom traditionele vergaderingen vormen het bestaansrecht van videoconferencing. Juist omdat videoconferencing vergaderen leuk en toegankelijk belooft te maken, is het frustrerend wanneer deze belofte niet ingelost lijkt te worden. Zoals altijd is goede voorbereiding het halve werk en gaat niets vanzelf. Ook een videovergadering moet worden voorbereid. Wij geven je vijf tips voor het plannen van een succesvolle videoconferentie.

Hoewel vergaderen belangrijk is voor de afstemming, procesverbetering en aansturing van een project, is het voor velen niet echt hun favoriete bezigheid. Binnen veel organisaties zijn vergaderingen en meetings berucht om hun gebrek aan productiviteit en slecht uitgeruste meeting rooms zijn een doorn in het oog van veel medewerkers. Technologie speelt een grote rol in het verbeteren van de efficiëntie van meetings. Dat wil zeggen, de technologie in de vergaderruimte, maar ook de integratie daarvan met tools buiten de meeting room. Want goede samenwerking stopt niet bij het verlaten van de vergaderruimte; juist het verweven van die meeting met andere samenwerkingsvormen en -momenten maakt een vergadering een stuk nuttiger. In dit blogartikel geven we je 7 tips om herkenbare ergernissen over vergaderen te voorkomen, en meer uit je meetings te halen.